Le contenu d’une Description de Produit pour un produit management particulier doit être adapté aux besoins et aux circonstances de chaque Projet.
Il y a trois types de produit management :
- les référentiels.
- les enregistrements.
- les rapports.
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Ad 1. Les référentiels
Les produits management de type référentiel sont ceux qui définissent des aspects du projet et qui, une fois approuvés, sont sujets à la maîtrise des changements. Les produits sont listés ci-dessous :
A1 Plan de Revue des Bénéfices
Un Plan de Revue des Bénéfices permet de définir comment et quand une mesure de la réalisation des bénéfices du projet attendus par l’Utilisateur Principal peut être réalisée. Le plan est présenté à l’Exécutif pendant le processus Initialiser le Projet, mis à jour à chaque limite de séquence et utilisé pendant le processus Clore le Projet pour définir toutes les revues des bénéfices post projet nécessaires.
A2 Cas d’Affaire
Le but d’un Cas d'Affaire est de documenter la justification de mise en œuvre d’un projet, en s’appuyant sur une estimation des coûts (de développement, de mise en service, des opérations incrémentales courantes et de la maintenance) par rapport aux bénéfices prévus et en tenant compte des éventuels risques associés.
A4 Stratégie de Communication
Une Stratégie de Communication contient une description des moyens et de la fréquence des communications entre l’équipe de projet, les parties prenantes du projet et les autres parties intéressées. Cette stratégie permet l’engagement des parties prenantes par la mise en place d’un flux bidirectionnel et contrôlé d’information.
A6 Stratégie de Configuration
La Stratégie de Configuration a pour but d’identifier comment et par qui les produits du projet seront contrôlés et protégés.
A16 Plan (couvre les Plans au niveau Projet, Séquence et équipe)
Un Plan décrit quand et comment les objectifs vont être réalisés, en montrant les principaux produits, activités et ressources requis pour couvrir le périmètre du plan. PRINCE2 gère trois niveaux de plan : Projet, Séquence et équipe. Un Plan d’Exception est créé au même niveau que le plan qu’il remplace.
A17 Description de Produit
Une Description de Produit permet de : Comprendre en détail la nature, l’objectif, la fonction et l’apparence du produit ; Définir qui utilisera le produit ; Identifier les sources d’information ou d’approvisionnement du produit ; Identifier le niveau de qualité requis pour le produit ; Identifier les activités nécessaires pour produire, vérifier et approuver le produit ; Spécifier les personnes ou les compétences requises pour produire, vérifier et approuver le produit.
A19 Exposé du Projet
Le but d’un Exposé du Projet est de fournir une base complète et stable pour l’initialisation du projet. Il est créé pendant le processus Elaborer le Projet.
A20 Documentation d’Initialisation de Projet
Définir le projet et formaliser les bases de son management et de son évaluation globale. La Documentation d’Initialisation de Projet spécifie la direction et le périmètre du projet et (aux côtés du Plan de Séquence) forme le « contrat » passé entre le Chef de Projet et le Comité de Pilotage de Projet.
A21 Description de Produit du Projet
La Description de Produit du Projet est un type particulier de Description de Produit qui définit ce que le projet doit livrer en vue d'obtenir l'acceptation du client.
A22 Stratégie Qualité
La Stratégie Qualité permet de définir les techniques et normes de qualité devant être appliquées ainsi que les diverses responsabilités en matière de réalisation des niveaux de qualité requis durant le projet.
A24 Stratégie des Risques
La Stratégie des Risques décrit les techniques et normes de gestion des risques spécifiques devant être appliquées ainsi que les responsabilités en matière de réalisation d'une procédure de gestion des risques efficace.
A26 Lot de Travaux
Un Lot de Travaux est un ensemble d'informations réunies par le Chef de Projet relatives à un ou plusieurs produits requis en vue de transférer formellement la responsabilité des travaux ou de la livraison à un Chef d'équipe ou à un membre de l'équipe.
Ad 2. Les enregistrements
Les enregistrements sont des produits management dynamiques destinés à consigner les informations relatives à l’avancement du Projet. Ces produits sont listés ci-dessous :
A5 Enregistrements de Configuration
Fournir un ensemble d’enregistrements indiquant l’état, la version et la variante de chaque Elément de Configuration et décrire en détail les relations importantes entre les Eléments de Configuration. L’ensemble des Enregistrements de Configuration est souvent nommé la bibliothèque de configuration.
A7 Journal de Projet
Le but du Journal de Projet est d’enregistrer les problèmes, les actions nécessaires ou les événements importants qui ne sont pas signalés dans d’autres registres PRINCE2. Il fait office de carnet de bord pour le Chef de Projet.
A12 Registre des Incidences
Le but du Registre est de collecter et de tenir à jour toutes les incidences qui doivent être gérées de façon formelle. Le Registre des Incidences doit être surveillé régulièrement par le Chef de Projet.
A14 Journal des Retours d’Expérience
Il s’agit d’un recueil de projet pour les leçons tirées et susceptibles de s’appliquer à ce projet ou à des projets futurs. Certaines leçons peuvent provenir d’autres projets et doivent être consignées dans le Journal des Retours d’Expérience pour être utilisées dans la mise au point des stratégies et des plans du projet. D’autres leçons peuvent être tirées du projet lui-même, quand une nouvelle expérience (qu’elle soit bonne ou mauvaise) peut être communiquée à d’autres.
A23 Registre Qualité
Le Registre Qualité permet de résumer l'ensemble des activités de management de la qualité qui sont planifiées/se sont déjà déroulées et fournit des informations pour les Rapports de Fin de Séquence et du Rapport de Fin de Projet. Il a pour but : de fournir une référence unique pour chaque vérification de la qualité ; d'indiquer la documentation de vérification de la qualité d'un produit ; de résumer le nombre et le type de vérifications de la qualité effectuées.
A25 Registre des Risques
Le Registre des Risques permet d'enregistrer les risques identifiés pour une initiative, y compris leur état et leur historique. Il permet de recueillir et de conserver les informations relatives à l'ensemble des menaces et opportunités identifiées dans le cadre du projet.
Ad 3. Les rapports
Les rapports sont des produits management conçus pour fournir un instantané de l’état de certains aspects du Projet. Ces produits sont listés ci-dessous :
A3 Rapport d’Avancement
Le but d’un Rapport d’Avancement est de rendre compte, à une fréquence définie dans le Lot de Travaux, de l’état du Lot de Travaux.
A8 Rapport de Fin de Projet
Un Rapport de Fin de Projet est utilisé pendant la clôture du projet pour analyser la façon dont le projet s’est déroulé par rapport à la version de la Documentation d’Initialisation du Projet utilisée pour autoriser le projet. Il permet également de : Transmettre toutes les leçons qui peuvent être avantageusement appliquées à d’autres Projets ; Communiquer les détails des tâches non achevées, les risques courants ou les modifications potentielles de produit au groupe chargé du futur soutien des produits du projet pendant leur durée de vie opérationnelle.
A9 Rapport de Fin de Séquence
Le but du Rapport de Fin de Séquence est de fournir un résumé de la progression jusque là, de la situation générale du projet et suffisamment d’informations pour permettre au Comité de Pilotage de Projet de décider de la façon de poursuivre le projet.
A10 Rapport d’Exception
Un Rapport d’Exception est produit quand on prévoit qu’un Plan de Séquence ou un Plan de Projet va dépasser les seuils de tolérance définis. Il est préparé par le Chef de Projet afin d’informer le Comité de Pilotage de Projet de la situation et de proposer des options et des recommandations sur la façon de procéder.
A11 Rapport de Progression
Le but d’un Rapport de Progression est de fournir au Comité de Pilotage de Projet (et éventuellement à d’autres parties prenantes), à des intervalles prédéfinis par ces derniers, un résumé de l’état de la séquence. Le Comité de Pilotage de Projet utilise ce rapport pour surveiller la progression de la séquence et du projet. Le Chef de Projet l’utilise également pour informer le Comité de Pilotage de Projet des problèmes potentiels ou des points sur lesquels le Comité de Pilotage de Projet pourrait apporter son aide.
A13 Rapport d’Incidence
Un rapport contenant la description, l’évaluation de l’impact et les recommandations pour une requête de changement, une hors-spécification ou un problème/souci. Il est créé pour toute incidence qui doit être traitée de manière formelle.
A15 Rapport des Retours d’Expérience
Communiquer toutes les leçons qui peuvent être avantageusement appliquées à d’autres projets.
Le but de ce rapport est de susciter des actions de sorte que les leçons positives deviennent partie intégrante du mode de travail de la ou des organisations et que la ou les organisations puissent éviter les expériences négatives lors des projets futurs.
A18 Rapport d’état du Produit
Le Rapport d’état du Produit fournit des informations sur l’état des produits par rapport à des limites définies. Les limites peuvent varier. Par exemple, le rapport pourrait couvrir l’ensemble du projet, une séquence particulière ou un domaine particulier du projet. Ce rapport est particulièrement utile si le Chef de Projet souhaite vérifier le numéro de version des produits.
Bien que les enregistrements et les rapports ne soient pas soumis à la maîtrise des changements, ils doivent néanmoins respecter d’autres aspects de la gestion de configuration, comme le contrôle des versions, le stockage sécurisé, les droits d’accès etc. Les produits management ne sont pas nécessairement des documents. Ce sont des ensembles d’informations utilisés par les processus PRINCE2 pour permettre à certains rôles de prendre des actions et/ou des décisions.
