Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Binnen het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is de directie Kennis verantwoordelijk voor beleids- en scenario-ontwikkeling op het terrein van onderwijs, cultuur en wetenschap. Binnen de Directie Kennis ben ik werkzaam als hoofd van de afdeling Strategisch Informatiebeleid. Deze afdeling fungeert tevens als CIO-office voor het OCW-beleid.

In onze organisatie worden projecten vooral gedreven door wetswijzigingen, beleidsdoelen, het optimaliseren van dienstverlening aan scholen, leerlingen en studenten, en efficiëntie. De stafleden in mijn team treden in projecten en programma’s voornamelijk op als adviseur of gedelegeerd opdrachtgever. Daarin werken zij nauw samen met de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Binnen zowel OCW als DUO wordt gewerkt op basis van PRINCE2 (projecten), MSP (programma’s) en MoP (portfolio’s) zodat er een gemeenschappelijke taal wordt gevoerd onder alle betrokkenen. De voordelen van deze methodes hebben zich in de praktijk inmiddels bewezen door het bieden van een scherpe sturing op resultaat, tijd en geld.

Ministerie-OCW

Mijn afdeling houd zich bezig met informatie-en ICT-projecten om het informatiegebruik te optimaliseren. Dat kan gaan om de vernieuwing van de studiefinancieringssystemen, het bouwen van registers, het opzetten van schoolkeuze portals, of het opruimen van ‘legacy’. Deze projecten zitten op het snijvlak van beleid, uitvoering en ICT.

In projecten hebben wij vaak een adviesrol of ‘CIO-rol’ (Chief Information Office). Maar bij grote projecten zijn we verplicht CIO-oordelen te geven. Het gaat dan om de projecten op het ‘Rijksdashboard grote projecten’. Hier gaat OCW naar mijn mening goed mee om. De adviezen worden zorgvuldig opgesteld, getoetst en besproken in stuurgroepen of sponsorgroepen.

Naast een verantwoordelijkheid ten aanzien van projecten en programma’s draagt de Directie Kennis ook een verantwoordelijkheid voor het totale portfolio van ‘I-projecten’. Het gaat dan om de projecten waarvan OCW opdrachtgever of subsidieverstrekker is. Onze CIO-office adviseert over betere samenhang, langetermijnkeuzes en prioritering in het portfolio zodat goed geïnformeerde besluiten worden genomen.

Voor mijn team organiseer ik elk jaar een groepstraining om onszelf te professionaliseren. Zo werken we aan onze persoonlijke ontwikkeling, aan de samenwerking binnen ons team, en aan de samenwerking met DUO. We hebben ervaren dat het handig is om de trainingen incompany te doen met je eigen collega’s. Dit biedt als voordeel dat je direct kunt discussiëren over de toepassing van de lessen in de eigen organisatie. De trainers van Global Project Performance spelen daar goed op in. Ze denken en praten mee om de brug te slaan van de theorie naar de praktijk. De komende jaren willen we ons verder ontwikkelen op het gebied van portfoliomanagement en risicomanagement.

De ervaringen die we in de afgelopen jaren hebben opgedaan en de lessen die we hebben geleerd door het werken met ‘best practices’ zijn talrijk. We hebben ook ervaren dat het belangrijk is om de echte business (beleidseenheden) niet dood te slaan met projecttermen en daar spaarzaam in te zijn. De meerwaarde van een business case of batenrealisatieplan laat zich ook eenvoudig uitleggen. Binnen mijn eigen projecten probeer ik een open sfeer te creëren, zodat op tijd de problemen op tafel komen. Ook organiseer ik dwarskijkers op mijn projecten om scherp te blijven en de samenhang en kwaliteit te borgen.

Mijn tips voor organisaties die projectmanagement willen invoeren en professionaliseren? Leer de methodieken. Dit geeft je een gemeenschappelijke taal. Werk ermee en laat niet alles aan de business zien. Geef hen wel de elementen die politiek interessant zijn zoals risico’s, geld, resultaat en bijvoorbeeld business cases.

Advies

Mocht u naar aanleiding van deze informatie vragen hebben, concreet advies of een offerte willen? Neem dan contact op.