Je bent hier: 

Provincie Groningen

De provincie is een schakel tussen het Rijk en gemeenten en wordt daarom wel middenbestuur genoemd. De provincie heeft daarbij vaak een toetsende of goedkeurende rol maar ook bij maatschappelijke vraagstukken die over gemeentegrenzen heen gaan. De thema ́s waar de provincie zich op richt zijn natuur en landschap, wonen en welzijn, klimaat en energie, verkeer en vervoer, cultuur, werken en ondernemen, water, milieu en veiligheid.

Bij de provincie Groningen ben ik sinds een jaar aangesteld als Project Portfolio Manager op de afdeling Personeel, Organisatie en Informatievoorziening. Het bereik van mijn functie richt zich op projecten met een belangrijke informatiecomponent. Ter ondersteuning van mijn functie heb ik me gecertificeerd als MoP Practitioner.

Provincie-Groningen

In 2007 is de provincie laagdrempelig begonnen met de besturing van informatieprojecten. Er is een centraal budget voor informatieprojecten. Dit helpt ons bij het verbeteren van de regie over de projecten. We kunnen beter prioriteiten stellen en beoordelen hoe we meer maatschappelijk rendement kunnen leveren op de investeringen in informatieprojecten.

De rol van de provincie ontwikkelt zich in de richting van regisseur in een netwerk van burgers, bedrijvenen maatschappelijke organisaties. De Provinciale Omgevingsvisie (POV) is een belangrijke beleidsnota die de provincie eens per vier jaar maakt. Het is een nota die de beleidsthema’s milieu, verkeer, vervoer, water en ruimtelijke ordening verbindt. Uit dit omgevingsplan komen diverse projecten voort. Een mooi voorbeeld is een interactieve website met een kaart waarop burgers de plannen en de status van ontwikkelingen kunnen raadplegen. Een ander interessant project is ons ‘Open Data Project’. Dit project heeft tot doel om een schat aan data en informatie te ontsluiten voor maatschappelijke partijen en burgers zodat zij deze kunnen benutten. Denk hierbij aan informatie over demografie, bodem, economie en aardbevingen. Sinds enige tijd werken we met een formele portfolio board waarin de investeringsbeslissingen worden genomen en de voortgang wordt gemonitord. Een aantal projecten voeren we uit vanwege een wettelijke verplichting. Anderen komen voort uit beleidsvisies en overige ambities. De portfoliomanagementcyclus uit MoP (Management of Portfolio’s) geeft ons handvatten om gestructureerd te werken aan de verbetering van ons portfoliomanagement op basis van ‘best practice’.

De basisstructuren voor goed portfoliomanagement staan. Samen hebben we enkele belangrijke spelregels afgesproken waaraan elk project moet voldoen:

  • Elk project moet een opdrachtgever hebben.
  • Elk project heeft ‘business projectleider’.
  • Elk project moet een business case hebben.
  • Voor kleinere projecten hebben we hiervoor een aangepast model.
  • Een goed projectplan is vereist om de haalbaarheid in te schatten en de voortgang te kunnen monitoren.

Ons doel is nu om dit stapsgewijs steeds beter te laten werken. Het kost tijd om als team en organisatie nieuwe gewoonten aan te leren en kennis te ontwikkelen tot vaardigheden. Hierbij richten we ons vooral op het ontwikkelen van onze eigen professionaliteit. Binnen de organisatie zijn diverse ‘eilanden’ waar projectmanagementkennis en -ervaring aanwezig is die andere projecten nodig hebben. Het uitwisselen van ervaring en het bieden van ondersteuning aan elkaar willen we faciliteren. Hierbij richten we ons zowel op de projectleiders als op de opdrachtgevers. Het benutten, delen en vermenigvuldigen van aanwezig talent staat bij onze aanpak centraal.

Mijn belangrijke lessen? Wees selectief. Maak niet overal een project van. Stel heldere criteria en eisen voor projecten. Zorg dat de doelstellingen helder zijn voor een project van start gaat en borg de koppeling met de bedrijfsstrategie over projecten heen. Ten slotte: zorg ervoor dat de business de leiding neemt en zorg voor goed opdrachtgeverschap.

Advies

Mocht u naar aanleiding van deze informatie vragen hebben, concreet advies of een offerte willen? Neem dan contact op.