Je bent hier: 

SVO vakopleiding food

SVO vakopleiding food richt zich op de uitvoering van door het Ministerie van OCW bekostigde mbo-opleidingen. Binnen de organisatie ben ik aangesteld als afdelingshoofd van de afdelingen Studentenadministratie, Verkoop en Planning. Daarnaast ben ik programmamanager en lever ik een bijdrage aan de professionalisering van projecten binnen onze organisatie. Binnen SVO worden projecten ingezet om de strategische doelstellingen te realiseren en om in te kunnen spelen op externe ontwikkelingen zoals wetswijzigingen.

SVO-food

Enkele jaren geleden is gekozen om PRINCE2 als methode in te zetten. In het begin verliep de acceptatie moeizaam. Mensen vonden PRINCE2 bureaucratisch en star. Toen we vervolgens het taalgebruik en de sjablonen beter hebben toegesneden op de stijl van onze organisatie, werd de methode omarmd en werden de eerste successen zichtbaar. Bij het implementeren van PRINCE2 in projecten besteden we veel aandacht aan de verantwoordelijkheden van de betrokken lijnmanagers. Zij moeten de projectoplossingen in de organisatie implementeren. Tijdens workshops bespreken we met hen wat er van hun verwacht wordt en kunnen zij input leveren voor een project.

We zijn nu een paar jaar actief bezig met projectmanagement en het effect en de voordelen worden nu goed zichtbaar. Met een professionele aanpak dwing je de organisatie vooral om concreet te worden en keuzes te maken. Het management wordt scherper en van het uitspreken van intenties zie je een beweging naar het realiseren van concreet en meetbaar resultaat. Dat is lastig, want intenties zijn vele male veiliger en geven altijd ruimte om naar links of rechts te bewegen. Projecten worden nu niet alleen meer geïnitieerd, maar ook gerealiseerd en afgerond. In het verleden ‘doofden projecten vooral uit’.

Een project moet bovendien niet alleen gemanaged worden. Een project moet vooral geleid worden. De projectmanager moet daarom vooral ook een projectleider zijn. Je moet de leiding durven nemen en gas durven geven. Polderen is een risico voor deadlines. Organiseer daarom mandaat in het voortraject. Een projectmanager moet draagvlak in de organisatie hebben.

Om teammedewerkers te motiveren probeer ik helder te zijn over wat bereikt of gerealiseerd moet worden en daarbij vertrouwen te geven aan teamleden. De focus ligt daarbij vaak meer op ‘wat’ en minder op ‘hoe’. Ik zie nog wel eens dat professionele medewerkers op een ‘S1-stijl’ (directief en sturend) gemanaged worden. Bij professionals is het beter om te managen op productoplevering en het principe van ‘management by exception’ toe te passen.

Ik merk dat de organisatie goed is betrokken bij een project wanneer vanuit de business spontaan vragen gesteld worden en mensen hulp aanbieden. Ook kritiek is een vorm van effectieve betrokkenheid. Apathie of stilte doen bij mij alarmbellen rinkelen. Je kunt in de valkuil trappen dat je dan denkt dat je op koers ligt, omdat er geen weerstand is. Mijn ervaring is dat de betrokkenheid dan ontbreekt. Ik wil vooral tegengeluiden horen, omdat die zorgen voor de aanscherping.

Mijn tips voor organisaties die projectmanagement willen invoeren of professionaliseren? Neem deel aan een bouwreis naar Kaapstad met Global Project Performance en de Stichting PRINCE2 for Africa Foundation. Daarbij doe je kennis op en leer je deze ook meteen toepassen. Dat is projectmanagement in de praktijk en een ervaring die ik elke (aankomende) projectmedewerker kan aanbevelen. Tijdens een bouwreis kunnen teams zich niet achter plannen en dikke rapporten verschuilen. Je moet efficiënt gebruik maken van informatiedragers, vooral om helder te zijn over voortgang, issues en risico’s.