Wat is het belang van Change Control binnen PRINCE2?
Definitie Change Control (PRINCE2): Change Control is het gestructureerde proces binnen PRINCE2 om afwijkingen, issues en wijzigingsverzoeken vast te leggen, te beoordelen, te besluiten en gecontroleerd door te voeren.
In vrijwel elk project veranderen inzichten, eisen of omstandigheden. Dat is normaal. Wat projecten echter ondermijnt, is het ontbreken van duidelijke afspraken over hoe met die veranderingen wordt omgegaan. Zonder Change Control ontstaan sluipende scope-uitbreiding (scope creep), budgetoverschrijdingen en frustratie in teams.
PRINCE2 maakt wijzigingsbeheer expliciet onderdeel van de besturing. Elke wijziging wordt beoordeeld op de impact op tijd, geld, scope, risico en de business case. Dit voorkomt ad-hoc beslissingen en maakt consequenties zichtbaar voordat keuzes worden gemaakt.
Bij klanten die Change Control structureel toepassen, zien we de volgende verbeteringen:
| Aspect | Wat is er verbeterd? |
| Medewerkerstevredenheid | Communicatie, teamspirit en tevredenheid over de werkomgeving verbeteren met meer dan 25%. |
| Managementsturing | Het management krijgt besluitrijpe wijzigingsverzoeken voorgelegd die goed zijn voorbereid. De snelheid van besluitvorming neemt met meer dan 50% toe. |
| Scope creep & strategie | Projecten en portfolio’s drijven minder af van de afgesproken scope. Het aantal onbeheerste wijzigingen neemt met meer dan 80% af. |
| Voorkomen escalaties | Door heldere delegatie en toleranties neemt het aantal escalaties naar de stuurgroep met meer dan 70% af. Besluiten kunnen vaker op teamniveau worden genomen (distributed authority). |
Voorbeeld: In een IT-implementatie bij een middelgrote uitvoeringsorganisatie vroegen gebruikers regelmatig om “kleine extra’s”. Individueel leken ze haalbaar, maar samen zorgden ze voor drie maanden vertraging. Door Change Control toe te passen, werden wijzigingen voortaan beoordeeld op hun totale impact. Het aantal wijzigingen halveerde en het project kwam weer op schema.
Effectief Change Control verhoogt de voorspelbaarheid van projecten en verbetert de bestuurlijke verantwoording richting directie en toezichthouders.
Het PRINCE2 Change Control proces
Het proces start zodra een issue wordt gesignaleerd. Dit kan een wijzigingsverzoek zijn, maar ook een afwijking of een probleem. De projectmanager registreert het issue en beoordeelt de impact. Vervolgens wordt een besluit voorbereid of geëscaleerd.
Belangrijk is dat PRINCE2 onderscheid maakt tussen beoordelen en beslissen. De projectmanager analyseert en adviseert, maar beslist alleen binnen zijn mandaat. Dit voorkomt dat projecten ongemerkt strategische keuzes maken die bij de opdrachtgever horen.
In organisaties waar dit proces consequent wordt toegepast, neemt het aantal “spoedbesluiten” af met gemiddeld 35%. Nog belangrijker is dat de beheersing van kwaliteit, doorlooptijd, kosten en benefits aantoonbaar verbetert.
Praktijkvoorbeeld: OLA Relaunch
-
Project: Omkleuren van 30.000 verkooppunten naar het nieuwe logo.
-
Stap 1 (Identificeren): Een key accountmanager wilde 150 Total-stations toevoegen die niet in de database stonden.
-
Stap 2 (Beoordelen): De routeplanning was al klaar; wijziging zou enorm veel rework vereisen door heel Nederland.
-
Stap 3 (Voorstellen): Het advies was om de stations als apart werkpakket uit te voeren met een eigen budget.
-
Stap 4 (Besluiten): De opdrachtgever nam het advies over.
-
Stap 5 (Implementeren): Er werd een apart plan gemaakt; de uitvoering vond plaats aan het eind van het project.
Issue Register en Change Log
Definitie Issue Register en Change Log: Het Issue Register is het centrale overzicht van alle issues. Het Change Log is het deel waarin wijzigingsverzoeken afzonderlijk worden gevolgd.
Deze registers vormen het geheugen van het project. Ze voorkomen dat wijzigingen verdwijnen in e-mails. Elk issue krijgt een status, eigenaar en besluit, wat de transparantie en auditability vergroot. Projecten zonder goed register kennen gemiddeld 25% meer herhaling van discussies.
Praktijkvoorbeeld – SNS Reaal (VIVAT)
In 2009 kampte de IT-portfolio van SNS Reaal met informele wijzigingsverzoeken en budgetoverschrijdingen. Een PMO-specialist voerde een uniform Issue Register en Change Log in.
-
Resultaat: Binnen 3 maanden volledige grip op wijzigingsbeheer.
-
Impact: De medewerkerstevredenheid steeg van een 5 naar een 8+.
-
Quote: “Eerst voelde het strak, later gaf het rust en voorspelbaarheid.”
Wanneer escaleren? (Toleranties)
Toleranties zijn vooraf afgesproken grenzen (tijd, geld, scope, etc.) waarbinnen de projectmanager zelfstandig mag handelen. Dit voorkomt micromanagement. De opdrachtgever wordt alleen betrokken bij besluiten die strategisch relevant zijn of de grenzen overschrijden.
Voorbeeld: Een projectmanager heeft een kostentolerantie van € 50.000. Een wijziging van € 20.000 keurt hij zelf goed; een wijziging van € 120.000 escaleert hij naar het bestuur met een onderbouwd voorstel.
