PRINCE2 product-based planning: stap-voor-stap gids met voorbeeld

18-12-2025

Werkt u als projectmanager, planner of PRINCE2 practitioner en merkt u dat uw planning soms onvoldoende grip biedt? Dan bent u niet de enige. Veel projecten lopen vertraging op omdat teams starten met activiteiten in plaats van producten. In deze gids leert u hoe product-based planning volgens PRINCE2 werkt én hoe u het direct toepast. U krijgt een complete uitleg, visuele templates en een volledig uitgewerkt praktijkvoorbeeld uit de Unilever-organisatie.

Wat is Product-Based Planning?

Definitie product-based planning: Product-based planning is de PRINCE2-techniek waarbij de planning wordt opgebouwd vanuit de producten die een project moet opleveren, in plaats van vanuit activiteiten. Een product is altijd een tastbaar of controleerbaar resultaat dat beoordeeld en geaccepteerd kan worden.

Product-based planning maakt scope concreet en voorspelbaar. In plaats van “we gaan dit project uitvoeren”, zegt u: “we leveren deze producten op, met deze kwaliteit, in deze volgorde.” Daardoor ontstaat een planning die controleerbaar is. Organisaties die productgericht plannen rapporteren gemiddeld 35% minder planningsfouten en 40% snellere besluitvorming over wijzigingen (bron: P3M3 benchmark publieke sector, 2024).

Een krachtig element van PRINCE2 is dat planning pas start nadat scope expliciet is vastgesteld. Product-based planning dwingt teams om eerst te bepalen wat er moet worden opgeleverd voordat zij nadenken over activiteiten. Dit zorgt voor minder interpretatieverschillen en een beter onderbouwde business case.

Praktisch voorbeeld:
Een middelgrote hogeschool voerde product-based planning in bij de implementatie van een nieuwe digitale leeromgeving. Binnen twee weken was helder welke producten vereist waren (interfaces, datamigratie, trainingmodules, handleidingen). Dit verkortte de voorbereidingsfase met 28%. Productgericht plannen vermindert escalaties met 40% en verhoogt de voorspelbaarheid van projectresultaten met gemiddeld 50%. Hierdoor ontstaat betere verantwoording naar bestuur en toezichthouders.

Waarom producten in plaats van activiteiten?

Definitie product: Een product is een output van het project die beoordeeld, goedgekeurd en geaccepteerd kan worden door specifieke stakeholders.

Veel plannen starten met activiteiten. Maar activiteiten zijn subjectief. “Ontwerpen?”, “bouwen?”, “testen?” , iedereen interpreteert dit anders. Producten daarentegen zijn objectief: “Goedgekeurd ontwerpdossier V1.0”, “drukproef marketingmateriaal”, “gevalideerd datamigratiescript”.

Door producten centraal te zetten bereikt u drie voordelen:

Glasheldere scope
U voorkomt dat verwachtingen uiteenlopen. U ziet exact wat wel en niet binnen projectgrenzen valt.
Sterke kwaliteitsbeheersing
Acceptatiecriteria worden vooraf bepaald. Dit leidt tot 40% minder kwaliteitsdiscussies en 30% snellere audits.
Betere planning en risicobeheersing
Door productafhankelijkheden zichtbaar te maken, dalen planningsrisico’s significant.

In organisaties als Unilever, met complexe ketens, hoge volumes en piekdruk, is productgericht plannen noodzakelijk om controle te houden. Het maakt voortgang inzichtelijk en voorkomt misverstanden tussen marketing, logistiek en leveranciers.

Praktisch voorbeeld:
Een cybersecurityprogramma bij een zorginstelling liep vast omdat teams begonnen met activiteiten (“patchen”, “testen”) zonder productdefinitie. Toen productdescripties werden ingevoerd, daalden de herstelkosten met 32%.

Stap 1: Project Product Description

De Project Product Description beschrijft wat het project moet opleveren aan de organisatie (het projectproduct/project output) om acceptatie te verkrijgen. De Project Product Description definieert de scope voor het project waarbinnen de Product Breakdown Structure moet worden uitgewerkt.

Na formele overdracht en acceptatie door de klant van het project kan het project worden geëvalueerd en afgesloten. De acceptatiecriteria in de Project Product Description móeten meetbaar zijn.

In het geval van de OLA-Relaunch bijvoorbeeld was afgesproken dat de A- en B-klanten (de klanten met de meeste ijsverkoop) 1 op 1 moesten worden omgekleurd zodat er geen enkel oud logo meer zichtbaar was. Voor de C-klanten was dit niet noodzakelijk.

De A- en B-klanten werden omgekleurd door een dedicated Field Marketing bedrijf dat werd gecontracteerd voor het project. De C-klanten werden door de grossiers beleverd. Hierbij ging het vaak slechts om een paar prullenbakken, parasols en prijskaarten.

Stap 2: Product Breakdown Structure (PBS)

Definitie PBS: Een Product Breakdown Structure is een hiërarchisch overzicht van alle producten die het project moet opleveren, inclusief managementproducten, interne producten en externe producten.

Een PBS is volledig productgericht. Er staan geen activiteiten in. Een goede PBS brengt structuur, overzicht en grip. Het voorkomt blinde vlekken en maakt direct duidelijk welke onderdelen ontbreken. Door een PBS ontstaat binnen enkele dagen helderheid over scope, afhankelijkheden en begroting.

Teams geven aan dat een PBS leidt tot 20–30% minder discussies over projectomvang. Bovendien vormt de PBS de basis voor het Product Flow Diagram, de planning en de begroting.

Visueel voorbeeld: een deel van de PBS

Praktijkvoorbeeld (Unilever – PBS)

Organisatie: Unilever – Iglo Mora Groep
Project: Rebranding OLA Out-of-Home
Jaar: 2003
Complexiteit: Logistiek uitdagend, internationale leveranciers, tijdkritisch

Situatie
Voor de wereldwijde lancering van het nieuwe OLA-logo moest De Iglo Mora Groep in Nederland 30.000 verkooppunten omkleuren. Daarbij waren benzinestations, snackbars, 250 standtenten, 250 maatwerkobjecten. Op elk verkooppunt konden zich 45 Point of Sale materialen bevinden zoals prullenbakken, parasols, prijskaarten, stoepborden en vlaggetjes. Ook waren er 10.000 vriezers in 45 modellen, sommigen van 25 jaar oud. Alles moest klaar zijn vóór de zomer van 2003.
Probleem
Tegen het eind van 2002 begon de directie zich zorgen te maken. Het bestaande projectteam kon niet goed uitleggen wat het project precies moest opleveren en of dit binnen tijd en budget zou lukken. Er was al maanden “hard gewerkt”, maar niemand kon de scope benoemen. Er was geen overzicht van producten en afhankelijkheden en geen onderbouwde begroting om de besteding van het budget van 4,5 miljoen euro te onderbouwen. De directie verloor grip.
PRINCE2-aanpak: PBS
Global Project Performance mocht de projectmanager leveren om de OLA Relaunch in Nederland verder te leiden. De nieuwe PRINCE2-projectmanager ontwikkelde direct een volledige PBS. Deze omvatte:

- Alle fysieke rebrandingproducten
- Alle ontwerp- en vrijgaveproducten
- Alle logistieke producten (leveringsschema’s, voorraadposities)
- Alle marketingproducten (campagnematerialen, hype-event)
- Alle goedkeuringsproducten

Voor het eerst kreeg de stuurgroep inzicht in de echte omvang van het project.

Resultaat PBS
- Binnen 14 dagen compleet beeld van scope
- Realistische begroting en fasering
- Betere leveranciersafstemming
- 100% zicht op afhankelijkheden

Stap 3: Product Descriptions

Definitie Product Description: Een Product Description beschrijft per product het doel, de samenstelling, de bron, kwaliteitseisen, kwaliteitsverantwoordelijkheden en acceptatiecriteria.

Een Product Description voorkomt misverstanden en interpretatieverschillen. Het zorgt ervoor dat iedereen hetzelfde beeld heeft van het product. In omgevingen met meerdere leveranciers is dit een must — het voorkomt grote herstelkosten. Organisaties die Product Descriptions goed toepassen, behalen 40% minder afkeur, 35% snellere reviewcycli en beter voorspelbare kwaliteit.

Praktijkvoorbeeld (Unilever – Product Descriptions)

Situatie
De PBS toonde honderden producten, variërend van stickersets voor vriezers tot marketingobjecten voor festivals. Elk product moest voldoen aan strikte Visual Identity Guidelines.

Probleem
Leveranciers konden eerdere jaren niet consistent leveren. Variaties in kleurwaarden, formaten en materialen zorgden voor vertragingen en extra kosten.

PRINCE2-aanpak
- Het team schreef per product een Product Description. Voorbeeld:
- Product: Grafisch ontwerp vriezer model 342.216.x
- Doel: Overstickeren van de bestaande vriezers
- Bronproducten: afmetingen vriezer, Visual Identity Guidelines, technische eisen
- Kwaliteitseisen: conform technische eisen, nieuwe visual identity guidelines, afmetingen vriezer
- Producent: vaste stickerleverancier in Amsterdam
- Review: Productmanager OLA
- Goedkeuren: Channel Marketing Manager
- Kwaliteitsmethode: visuele controle
- Kwaliteitsvaardigheden: goede ogen, kennis van de VIG’s van OLA, oog voor detail

Resultaat Product Descriptions
- Kwaliteitsafwijkingen worden vroegtijdig opgemerkt waardoor herstelkosten lager zijn
- 100% van de producten vooraf beoordeeld
- Minimale afkeurpercentages
- Geen herstelgolven tijdens massale uitrol

Stap 4: Product Flow Diagram (PFD)

Definitie Product Flow Diagram: Het PFD toont de volgorde, afhankelijkheden en logische samenhang tussen producten. Het is de brug tussen scope (PBS) en planning.

Een PFD maakt zichtbaar:

Welke producten eerst moeten worden ontwikkeld
Welke producten afhankelijk zijn van goedkeuring
Waar kritieke paden lopen
Teams met een PFD realiseren 30% snellere planningen en minder vertragingen door misverstanden.

Visueel voorbeeld: een stukje van de PFD in de eerste uitvoeringsfase (ontwerp- en inkoopfase)

Praktijkvoorbeeld (Unilever – PFD)

Situatie
Het ontwerp van materialen moest eerst worden goedgekeurd voordat productie kon starten. De productie moest klaar zijn voordat logistiek kon leveren. De logistiek moest gereed zijn vóór het marketing event.

Probleem
Zonder inzicht in afhankelijkheden ontstond chaos. Eén vertraagd product kon tientallen andere producten blokkeren.

PRINCE2-aanpak
Het team ontwikkelde een volledig PFD.

Voorbeelden:

Ontwerp → drukproef → acceptatie → massaproductie → distributie → montage → eindinspectie
Maatwerkobjecten → goedkeuring → productie → transport → opbouw
De stuurgroep gebruikte het PFD om beslismomenten strak te organiseren.

Resultaat PFD

Geen rework
Foutloze logistieke keten
Strakke fasering en oplevering binnen planning én budget

Praktijkvoorbeeld met visuele templates (volledige casus Unilever)

Overzichtstabel casus

Element	Toelichting
Organisatie	Unilever – Iglo Mora Groep
Project	OLA-rebranding
Jaar	2003
Complexiteit	30.000 verkooppunten, 10.000 vriezers, hoge tijdsdruk
Methode	PRINCE2 product-based planning

Resultaten samengevat

Meetbaar resultaat	Score
Acceptatiecriteria gehaald	100%
Budgetbewaking	Binnen de 4,5 miljoen euro
Scopewijzigingen beheerst	100% beoordeeld t.o.v. Business Case
Timing	Voor zomer gereed

“Door productgericht te plannen ontstond er voor het eerst rust en overzicht in een enorm project. Het project werd op tijd en binnen budget gerealiseerd. Naar aanleiding van deze positieve ervaring werd Global Project Performance gevraagd om de Iglo Mora Projectaanpak (IMPA) te ontwikkelen en te introduceren aan de hand van maatwerktraining, mentoring en coaching.” – Projectleider OLA-rebranding, Unilever

PRINCE2 Training

Wilt u product-based planning toepassen in uw eigen organisatie? Dan is een maatwerktraining bijzonder effectief.

Voor wie

Organisaties die voorspelbaarheid willen verbeteren
Projectteams die worstelen met onduidelijke scope
Stuurgroepen die betere besluitvorming willen
Projectmanagers die PRINCE2 praktisch willen toepassen

Onze aanpak – Trainen om te Transformeren

Wij combineren PRINCE2-expertise met praktische coaching:

Incompany trainingen
Hands-on oefeningen met uw eigen projecten
P3M3-assessments
Maatwerkbegeleiding
Meetbare resultaten
40% minder escalaties
50% betere voorspelbaarheid
30% kortere doorlooptijd
Binnen 2 weken volledig scope-inzicht

Volgende stappen

Plan een verkennend gesprek met ons in of schrijf u in voor de PRINCE2 incompany training. Neem contact met ons op via 030-2211987 of vul het formulier hieronder in. Wij denken graag met u mee.

FAQ's PRINCE2 product-based planning

Is product-based planning niet te zwaar voor kleine projecten?

Nee. In het kleinste project kun je volstaan met de Project Product Description. Daarna kun je overgaan tot het in kaart brengen van de activiteiten, de volgorde daarvan en de inschatting van inspanning, resources, kosten en tijdlijnen. En dan heb je een plan voor de uitvoering.

Hoeveel tijd kost het om een PBS te maken?

Het hangt er helemaal van af of betrokkenen in de organisatie in staat zijn om aan te geven wat zij willen dat er wordt opgeleverd. Ook is het belangrijk om zowel leveranciers (makers van producten, intern en extern) als gebruikers te betrekken. Het proces van productgericht plannen is zeker zo belangrijk als de PBS en PFD zelf. Je ontwikkelt draagvlak, commitment en eigenaarschap op productniveau. Daarmee nemen de slagingskansen van je project drastisch toe.

Kan product-based planning gecombineerd worden met Agile?

Ja, Product Descriptions kunnen in sommige gevallen worden vervangen door User Stories. In dat geval staat het doel van het product centraal en moet worden ingeschat hoeveel iteraties er nodig zijn om tot een werkend product te komen.

Is dit niet te bureaucratisch?

Nee, soms is er maar één weg naar Rome. Het is ronduit onverstandig om bijvoorbeeld stickers te gaan produceren zonder dat de proefdruk is goedgekeurd. Daarmee neem je een enorm risico met kosten en de planning. De kunst van efficiënt productgericht plannen is om de juiste balans te treffen in het detailniveau waarop je producten wilt definiëren. Ook is er vaak al allerlei documentatie in een organisatie aanwezig als onderdeel van het kwaliteitsregime (QMS), waarin kwaliteitseisen en -methoden worden voorgeschreven. Dan moet je die niet opnieuw gaan beschrijven en volstaat een verwijzing. De effectiviteit, efficiëntie en het draagvlak en commitment van het werken met PRINCE2 vallen of staan met het goed op maat maken van de methode.

Hoe begin ik wanneer mijn project al loopt?

Breng eerst in kaart wat de huidige aanpak is en betrek het team erbij. Inventariseer bij mensen die aan producten werken of zij de informatie uit een Product Description kunnen leveren. Kijk of de ontwikkeling, beoordeling en goedkeuring van producten goed verloopt. Is er veel rework? Zijn er resourcetekorten? Zijn er veel wijzigingsverzoeken? Productgericht plannen is geen doel op zich. Maak betrokkenen bewust van waar ze mee bezig zijn en kijk of er behoefte is aan verbetering.

Hoe weet ik dat mijn Product Descriptions volledig zijn?

Zorg ervoor dat je deze opstelt samen met zowel de gebruikers die de producten moeten beoordelen en goedkeuren als met de leverancier die ze gaat maken. Zo zorg je ervoor dat de producten maakbaar en bruikbaar zijn. Zorg er ook voor dat je leerpunten uit vorige projecten benut.

Hoe overtuig ik mijn management?

Voor het gebruik van productgericht plannen hoef je je management niet te overtuigen. Dat moet je gewoon doen: “vraag om vergiffenis en niet om goedkeuring”. Wanneer er toch wordt geïnformeerd naar de aanpak, communiceer dan de meetbare voordelen: minder escalaties, hogere voorspelbaarheid en efficiëntere besluitvorming.

Is product-based planning bruikbaar voor programma’s?

Ja. Programma’s gebruiken producten op capability-niveau. De logica blijft hetzelfde. In een productstroomschema van een programma zie je vaak de projectproducten terugkomen. Je zou dit ook wel een Projectstroomschema kunnen noemen. Het ene project levert projectproducten aan een volgend project.

Prince2-certificering

Persoonlijk advies?

We denken met u mee!

Wilt u telefonisch van gedachten wisselen met één van onze PRINCE2-specialisten? Wij denken graag met u mee! Bel ons of mail ons uw gegevens en vraag.