Waarom overheid PRINCE2 gebruikt
De overheid kiest steeds vaker voor PRINCE2. Niet omdat het een trend is, maar omdat de publieke sector specifieke uitdagingen kent die PRINCE2 effectief oplost. Drie redenen staan voorop: governance, transparantie en verantwoording.
1. Governance: heldere rollen in complexe organisaties
Definitie governance in overheidscontext: Governance is het stelsel van rollen, verantwoordelijkheden en besluitvormingsprocessen waarmee overheidsprojecten worden bestuurd en gecontroleerd.
Overheidsprojecten kennen veel betrokkenen: projectmanagers, beleidsadviseurs, controllers, bestuurders, gemeenteraden, Provinciale Staten en ketenpartners. Wie beslist wat? Wie mag budgetten verschuiven? Wie is verantwoordelijk voor risico's?
PRINCE2 maakt dit expliciet door voor elke projectmanagementteamrol een expliciete rolbeschrijving op te stellen van opdrachtgever en stuurgroepleden tot en met projectmanager, teammanager en PMO. Faseplannen en managementaanpakken (voor resources, benefits, risico’s, afwijkingen, wijzigingen en communicatie) gaan vergezeld van gedocumenteerde beslissingsbevoegdheden inclusief toleranties (toegestane afwijkingen).
Door “Management by Exception” kunnen een projectmanager en de teams voortgang boeken. Waar een projectmanager voorheen te pas en te onpas de stuurgroep moest consulteren voor een besluit is dat nu niet meer nodig. De projectmanager stuurt proactief bij, projectborging monitort de naleving van de procedures en zo worden escalaties voorkomen.
Voorheen moesten projectmanagers binnen gemeenten voor kleine beslissingen steeds naar de stuurgroep die vaak niet beschikbaar was. Hierdoor vertraagde het project omdat de teams niet verder konden.
Meetbaar effect: Onze ervaringsnorm is dat het aantal tussentijds gevraagde besluiten met meer dan 50% gereduceerd als PRINCE2 goed wordt ingezet.
2. Transparantie: uitlegbare besluitvorming
Definitie transparantie: Transparantie betekent dat besluitvorming herleidbaar, controleerbaar en uitlegbaar is voor alle stakeholders, inclusief burgers en media.
Overheidsprojecten moeten uitlegbaar zijn richting gemeenteraad, Provinciale Staten, Tweede Kamer, burgers en media, auditdiensten en rekenkamer, en toezichthouders.
Vragen die beantwoord moeten worden:
- Waarom is dit project duurder geworden?
- Waarom is deze keuze gemaakt?
- Welke alternatieven zijn overwogen?
- Hoe zijn risico's meegewogen?
PRINCE2 zorgt voor transparantie door elk besluit te onderbouwen met informatie over kosten, risico's, alternatieven en impact, besluitvorming te documenteren in business case en besluitdocumenten, en eenduidige informatie te gebruiken die niet voor meerdere interpretaties vatbaar is.
Praktisch voorbeeld: Bij vragen van de gemeenteraad over een scopewijziging kun je precies laten zien waarom het besluit is genomen, welke alternatieven zijn onderzocht en welke risico's zijn meegewogen. Dit voorkomt misverstanden en politieke discussies over interpretaties.
3. Verantwoording: betrouwbare informatie voor audits
Definitie verantwoording: Verantwoording is het aantoonbaar maken dat besluiten goed onderbouwd zijn en publieke middelen rechtmatig en doelmatig zijn besteed.
Audits, rekenkamer-onderzoeken en politieke verantwoording vragen om betrouwbare informatie. Wanneer een auditdienst vraagt naar de onderbouwing van een scopewijziging, moet je dit snel en volledig kunnen aantonen.
PRINCE2 borgt verantwoording door te eisen dat beslisinformatie vooraf compleet en actueel is, wijzigingen inclusief impact en alternatieven te onderbouwen, risico's gestructureerd te beschrijven als oorzaak → gebeurtenis → effect, en besluitvorming te koppelen aan de business case.
Praktijkresultaat: Organisaties die hun besluitvorming en documentatie structureel op orde hebben — zoals PRINCE2 voorschrijft — ervaren aanzienlijk minder auditproblemen. Dit sluit aan bij onderzoek van PMI waaruit blijkt dat volwassen projectorganisaties 28× minder geld verspillen doordat besluiten beter zijn vastgelegd en informatie volledig en consistent beschikbaar is¹. Voor audits betekent dit dat de benodigde onderbouwing sneller kan worden geleverd en discussies over rechtmatigheid en doelmatigheid afnemen.
Voetnoot:
¹ PMI, Pulse of the Profession 2017 — “High performers waste 28 times less money than low performers due to better strategic alignment and governance.”
Voorbeelden: PRINCE2 bij Rijksoverheid, gemeenten en provincies
PRINCE2 wordt breed ingezet in de publieke sector. Van kleine gemeenten tot grote rijksprogramma's. Hier zijn concrete voorbeelden uit de Nederlandse praktijk.
Voorbeeld 1: Rijksoverheid - BRZO+ programma (Ministerie SZW)
Organisatie: Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
Type project: Landelijk veiligheidsprogramma
Jaar: 2016
Complexiteit: Meerdere partijen, hoge verantwoordingsdruk
- Situatie:
Het BRZO+ programma (Besluit Risico's Zware Ongevallen) is een complex programma met meerdere partijen en hoge verantwoordingsdruk richting Tweede Kamer. Na een incompany PRINCE2-training werd gevraagd om de projectmanagementprocessen te versterken. - Probleem:
Voorheen leverde elke afdeling informatie in een eigen format aan. Dit maakte vergelijken lastig en vergaderingen duurden lang omdat iedereen eerst moest uitleggen wat hun cijfers betekenden. Risico's werden verschillend geïnterpreteerd en besluitvorming was niet uniform. - PRINCE2-aanpak:
Besluitvormingsprocessen werden aangescherpt met duidelijke mandaten, rapportages gestandaardiseerd (één uniform format voor alle afdelingen), rollen verduidelijkt (wie beslist wat, wanneer), en risico's uniform beschreven als oorzaak → gebeurtenis → effect. - Resultaat:
Met eenvoudige toepassingen zoals op PRINCE2-gebaseerde rapportages gaf 100% van de direct betrokken stakeholders al snel aan dat de communicatie en zicht op voortgang en risico’s was verbeterd. Hiermee werd een nieuwe koers ingezet.
Voorbeeld 2: Gemeente - SWO De Wolden Hoogeveen
Organisatie: Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen
Type project: Versterking projectmanagementraamwerk
Jaar: 2023-2024
Complexiteit: Verschillende projectaanpakken door elkaar gebruikt
- Situatie:
Bij deze organisatie werden verschillende projectaanpakken door elkaar gebruikt. Dat leidde tot vertraging en onduidelijkheid. Na een P3M3-assessment hebben we samen een nieuw projectmanagementraamwerk ontwikkeld. - PRINCE2-aanpak:
Projecten doorlopen nu dezelfde stappen: projectvoorstel met business case op hoofdlijnen, projectplan met onderbouwde business case, gefaseerde uitvoering met vaste beslismomenten, en beheersbare overdracht en centrale borging van leerpunten. - Resultaat:
Het PMO ondersteunt beter, projectmanagers hebben meer houvast en het bestuur ontvangt consistente voortgangsinformatie. - Leermoment: Dit voorbeeld laat zien hoe PRINCE2 helpt bij het standaardiseren van projectmanagement en het versterken van de PMO-rol.
Voorbeeld 3: Gasunie - Waterstofprogramma (semi-publiek)
Organisatie: Gasunie
Type project: Landelijk waterstofprogramma
Jaar: 2023-2024
Complexiteit: Veel parallelle projecten, nauwe samenwerking met overheden
- Situatie:
Hoewel Gasunie geen overheidsorganisatie is, werkt het waterstofprogramma nauw samen met overheden en kent het vergelijkbare governance-uitdagingen. Het landelijke waterstofprogramma bestond uit veel parallelle projecten met eigen planningen, leveranciers en stakeholders. - PRINCE2-aanpak:
Maatwerktrainingen: PRINCE2 (projectniveau) + MSP (programmamanagement). Beide methoden op elkaar afgestemd met één herkenbare structuur voor rapportages, risicobeheer, besluitvoorbereiding, en koppeling projectoutputs aan programmadoelen. - Resultaat:
Samenhang tussen projecten duidelijker, programmaleiding kon beter sturen op outcomes en benefits, en betere afstemming met overheden (gemeenten, provincies, rijk). - Leermoment: PRINCE2 werkt ook in grote, complexe programma's met veel stakeholders en publiek-private samenwerking.
Wat zijn de verschillen met de private sector?
De overheid werkt in een andere realiteit dan commerciële organisaties. Dat betekent dat projectmanagement ook andere accenten krijgt. Hieronder de belangrijkste verschillen en hoe PRINCE2 hiermee omgaat.
1. Politieke timing vs marktgedreven timing
- Private sector:
Projecten worden gestuurd door marktdynamiek: productontwikkeling, concurrentie, klantenvraag. Timing is flexibel en kan worden aangepast aan zakelijke overwegingen. - Publieke sector:
Projecten worden beïnvloed door politieke cycli. Raadsinformatiebrieven moeten voor bepaalde data, begrotingscycli bepalen wanneer budgetten beschikbaar zijn, verkiezingen kunnen prioriteiten veranderen, en collegewisselingen vragen om nieuwe besluitvorming. - PRINCE2-oplossing:
PRINCE2 verdeelt projecten in fasen met beslismomenten aan het eind van elke fase. Deze beslismomenten kunnen worden afgestemd op bestuurlijke ritmes. Bijvoorbeeld: een go/no-go besluit voor de zomer, zodat het nieuwe college kan beslissen of het project doorgaat. - Praktisch voorbeeld: Een gemeente plant een beslismoment over een nieuw zwembad voor de gemeenteraadsverkiezingen, zodat de nieuwe raad kan beslissen over de definitieve investering.
2. Eén opdrachtgever vs meervoudige verantwoordelijkheid
- Private sector:
Meestal één duidelijke opdrachtgever (directeur, CEO, eigenaar) die beslissingen neemt. - Publieke sector:
Meerdere verantwoordelijken met verschillende rollen: wethouder (politiek verantwoordelijk), directeur (ambtelijk verantwoordelijk), gemeenteraad (controleert en keurt goed), en auditdienst (controleert rechtmatigheid). - PRINCE2-oplossing:
PRINCE2 maakt mandaten expliciet en individueel. Wie beslist over budget (vaak gemeenteraad/college), scope (vaak wethouder/directeur), en risico's (vaak projectmanager binnen mandaat, opdrachtgever bij overschrijding)? - Praktisch voorbeeld: In een provinciaal project mag de programmaleiding wijzigingen tot €100.000 goedkeuren, gedeputeerde tot €500.000, en Provinciale Staten boven €500.000.
3. Interne transparantie vs publieke transparantie
- Private sector:
Transparantie is vooral intern: aandeelhouders, directie, management. Externe communicatie is beperkt en strategisch. - Publieke sector:
Transparantie is publiek en breed: gemeenteraad, Provinciale Staten, Tweede Kamer, burgers (via raadsstukken, websites), media, auditdiensten en rekenkamer, en toezichthouders. - PRINCE2-oplossing:
PRINCE2 zorgt voor herkenbare en controleerbare rapportages. Elk besluit is herleidbaar naar de informatie waarop het is gebaseerd. Dit maakt verantwoording richting raad, Staten of Kamer makkelijker. - Praktisch voorbeeld: Wanneer een journalist vraagt waarom een project duurder is geworden, kan de gemeente precies laten zien: welke risico's zijn opgetreden, welke maatregelen zijn genomen, welke alternatieven zijn overwogen.
4. Beperkte stakeholders vs brede en diverse stakeholders
- Private sector:
Stakeholders zijn meestal beperkt: klanten, leveranciers, aandeelhouders, medewerkers. - Publieke sector:
Stakeholders zijn breed en divers: bewoners en belangengroepen, inspecties en toezichthouders, ketenpartners (andere overheden, uitvoeringsorganisaties), media, en politieke partijen. - PRINCE2-oplossing:
PRINCE2 legt vast wie welke rol heeft in communicatie en besluitvorming. Dit voorkomt dat stakeholders over elkaar heen werken of dat belangen niet worden meegewogen. - Praktisch voorbeeld: In een dijkversterkingsproject heeft elk stakeholder een duidelijke rol: waterschap beslist over techniek, provincie over budget, bewoners worden geconsulteerd via inspraak, gemeenteraad wordt geïnformeerd.
5. Relatief constante prioriteiten vs wisselende prioriteiten
- Private sector:
Prioriteiten zijn relatief stabiel, gestuurd door bedrijfsstrategie en markt. - Publieke sector:
Prioriteiten kunnen snel wisselen door nieuwe politieke keuzes (coalitiewisseling), maatschappelijke ontwikkelingen (crisis, pandemie), rijksbeleid (nieuwe wetgeving), en budgetten (bezuinigingen). - PRINCE2-oplossing:
PRINCE2 valideert per fase de business case opnieuw. Vragen die worden gesteld: Is dit project nog steeds belangrijk? Passen de doelen nog bij huidige prioriteiten? Zijn er nieuwe ontwikkelingen die het project beïnvloeden? Dit voorkomt dat projecten doorlopen terwijl ze niet meer passen. - Praktisch voorbeeld: Een gemeente werkte aan een nieuw kantoorgebouw, maar door corona en thuiswerken werd de ruimtebehoefte veel lager. Door de business case opnieuw te valideren besloot de gemeente het ontwerp aan te passen en €2 miljoen te besparen.
Deze verschillen maken PRINCE2 extra geschikt voor de overheid. De methode is ontworpen voor complexe governance en meervoudige verantwoordelijkheid, precies wat de publieke sector nodig heeft.
Business case in publieke context
In overheidsprojecten gaat het niet om winst, maar om maatschappelijke waarde: veiligheid, leefbaarheid, bereikbaarheid, duurzaamheid en doelmatigheid. Dat maakt business cases complexer, maar niet minder belangrijk.
Waarom een business case in de overheid?
Ook zonder winstoogmerk moet een project verantwoord zijn. Vragen die beantwoord moeten worden: Waarom investeren we hier belastinggeld in? Wat levert het op voor burgers? Zijn er alternatieven die goedkoper of effectiever zijn? Hoe verhouden de kosten zich tot de baten?
PRINCE2 helpt door de business case centraal te stellen. Bij elk beslismoment wordt de business case opnieuw bekeken: is dit project nog steeds de beste manier om onze doelen te bereiken?
Maatschappelijke baten expliciet maken
Verschil commercieel vs publiek:
PRINCE2-aanpak:
PRINCE2 helpt maatschappelijke baten expliciet te maken en te koppelen aan doelen.
Praktisch voorbeeld:
Een gemeente investeert €2 miljoen in een fietspad. De maatschappelijke baten zijn: 20% minder auto's in binnenstad (meetbaar via verkeerstellingen), gezondere inwoners (minder ziektekosten, meetbaar via gezondheidsmonitor), en betere luchtkwaliteit (meetbaar via NO2-metingen).
PRINCE2 vraagt: wie is eigenaar van deze baten? Wie zorgt dat ze ook echt worden gerealiseerd? Dit voorkomt dat projecten worden opgeleverd zonder dat de beoogde waarde wordt bereikt.
Alternatieven vergelijken
Overheidsprojecten kennen vaak meerdere alternatieven. PRINCE2 helpt alternatieven overzichtelijk te vergelijken.
Praktisch voorbeeld:
Een provincie wil bereikbaarheid verbeteren. Alternatieven: nieuwe weg aanleggen (€50 miljoen, 5 jaar, 30% minder files), openbaar vervoer uitbreiden (€30 miljoen, 3 jaar, 20% minder files), of thuiswerken stimuleren (€5 miljoen, 1 jaar, 15% minder files).
PRINCE2 helpt deze alternatieven te vergelijken op kosten (investering + exploitatie), baten (maatschappelijke effecten), risico's (haalbaarheid, politiek draagvlak), en tijd (hoe snel effect).
Dit maakt besluitvorming transparanter en beter onderbouwd richting Provinciale Staten.
Risico's koppelen aan doelen
PRINCE2-principe:
Risico's worden niet alleen beschreven, maar gekoppeld aan de impact op doelen.
Praktisch voorbeeld:
Dijkversterkingsproject met doel: veiligheid verhogen van 1/1.000 naar 1/10.000 jaar. Risico: vertraging door archeologische vondsten.
-
Oorzaak: Archeologische vondsten tijdens graafwerkzaamheden
-
Gebeurtenis: Project loopt 6 maanden vertraging op
-
Effect op doel: Veiligheidsnorm wordt 6 maanden later bereikt, verhoogd risico op overstromingen in die periode
Dit maakt de impact van risico's concreet en helpt prioriteren.
Business case per fase valideren
PRINCE2-principe:
Bij elk beslismoment (eind van elke fase) wordt de business case opnieuw gevalideerd.
Vragen die worden gesteld: Zijn de aannames nog geldig? Zijn de kosten nog binnen budget? Zijn de baten nog haalbaar? Zijn er nieuwe ontwikkelingen? Is het project nog steeds de beste optie?
Praktisch voorbeeld:
Een gemeente plant een nieuw gemeentehuis (€15 miljoen). Na ontwerpfase blijken kosten €18 miljoen. Bij validatie business case: kosten 20% hoger dan gepland, baten door thuiswerken is ruimtebehoefte 30% lager, alternatief: bestaand pand renoveren (€8 miljoen), besluit: stop nieuwbouw, start renovatie.
Door business case te valideren bespaart de gemeente €7 miljoen.
Eigenaarschap van baten
PRINCE2-principe:
Baten hebben een eigenaar die verantwoordelijk is voor realisatie.
Praktisch voorbeeld:
Provincie investeert in natuurontwikkeling (€5 miljoen). Baat: 500 hectare nieuwe natuur, meer biodiversiteit. Eigenaar baat: Natuurbeheerorganisatie Staatsbosbeheer. Verantwoordelijkheid: Zorgen dat natuur ook echt wordt ontwikkeld en beheerd na oplevering.
Door eigenaarschap te beleggen wordt geborgd dat baten ook echt worden gerealiseerd.
Praktijkvoorbeeld: Aanleg rotonde voor verkeersveiligheid
Een voorbeeld dat vaak voorkomt in de publieke sector is de aanleg van een rotonde om de verkeersveiligheid te verbeteren. Binnen PRINCE2 wordt de business case als volgt opgebouwd:
PRINCE2 maakt maatschappelijke waarde beter bespreekbaar door baten en risico's helder te structureren. Dit helpt bij verantwoording richting raad of Staten en zorgt dat projecten bijdragen aan beleidsdoelen.
PRINCE2 Incompany voor Overheid
Wilt u PRINCE2 versterken of invoeren zonder bestaande kwaliteiten te verliezen? Dan is een maatwerktraject bijzonder effectief. We helpen organisaties die met verschillende standaarden werken en één gezamenlijke structuur willen, waar veranderingen vastlopen door onduidelijke besluitvorming, waar eerdere implementaties van projectmanagement niet het gewenste effect hadden, en die beleidsdirecties, uitvoeringsorganisaties en projecten beter willen verbinden.
Onze aanpak: Trainen om te Transformeren
We combineren P3M3-assessments voor een objectieve nulmeting (wat werkt al goed, wat mist nog?), incompany PRINCE2-trainingen in de taal én context van uw organisatie, begeleiding van teams, stuurgroepen en opdrachtgevers, en compacte implementatiestappen, zodat teams snel resultaat zien.
Liever individueel instromen? U bent welkom bij onze maandelijkse open trainingen.
Wat organisaties ervaren na een PRINCE2-traject
Meetbare resultaten:
- Minder escalaties en verrassingen, doordat rollen, besluiten en informatieverplichtingen helder zijn vastgelegd.
Onderbouwd door de bevinding dat 52% van de projecten scope creep ervaart bij gebrek aan duidelijkheid¹ — een probleem dat PRINCE2 rechtstreeks adresseert. - Snellere en consistenter onderbouwde besluitvorming, omdat wijzigingen, risico’s en impacts altijd in één format zijn gedocumenteerd.
Aansluitend bij PMI-onderzoek dat volwassen projectorganisaties 28× minder geld verspillen doordat governance en besluitinformatie op orde zijn². - Betere bestuurlijke voorspelbaarheid, doordat PRINCE2 expliciet stuurt op voortgang, toleranties en tijdige escalaties.
High performers realiseren 92% projectsucces versus 33% bij underperformers³ — voornamelijk door betere governance, rolzuiverheid en voorspelbare rapportages. - Sterk verbeterde auditbaarheid, omdat besluiten, wijzigingen en business cases traceerbaar zijn vastgelegd in goedgekeurde managementproducten. Ondersteund door de bevinding dat documentatie- en informatieproblemen een belangrijke oorzaak zijn van projectfalen⁴, wat PRINCE2 structureel voorkomt.
Bronnen
¹ PMI, Pulse of the Profession 2018: 52% van projecten ervaart scope creep bij gebrek aan duidelijkheid.
² PMI, Pulse of the Profession 2017: High performers verspillen 28× minder geld door betere governance en informatiekwaliteit.
³ PMI, Pulse of the Profession 2017: High performers scoren 92% succes, underperformers 33%, met governance als onderscheidende factor.
⁴ PMI, Pulse of the Profession 2021: Documentatie- en informatiegebreken worden genoemd als belangrijke faaloorzaken.
Kwalitatieve verbeteringen:
-
Betere samenwerking tussen afdelingen
-
Duidelijke rollen en mandaten
-
Uniforme projectinformatie
-
Meer rust en structuur in projectteams
Voor projectmanagers: direct toepasbaar
PRINCE2 Incompany Training toegespitst op uw eigen projecten. U leert PRINCE2-principes voor de overheid, wat u wel en niet gebruikt (tailoring), praktische tools zoals risicoregisters, business cases en besluitdocumenten, en alles is direct toepasbaar in uw werk.
Volgende stappen
Herkenbaar wat u zojuist las? Wilt u de besluitvorming, voorspelbaarheid en projectbesturing binnen uw organisatie versterken? Wij ondersteunen u graag met effectieve PRINCE2-trainingen voor de overheid, op maat gemaakte incompany-trajecten, professionele P3M3-assessments en de Project Management Game, speciaal ontwikkeld om governance te verbeteren. Neem gerust contact met ons op via 030-2211987 of vul het formulier hieronder in, wij denken graag met u mee.
