Zo ondersteunt PRINCE2 bij het aansturen van remote teams
Onderzoek laat zien dat meer dan 70% van de projectteams tegenwoordig deels of volledig remote werkt. Dat geldt niet alleen voor internationale corporaties, maar ook voor lokale overheden, onderwijsinstellingen, IT-dienstverleners en de maakindustrie. De opkomst van global sourcing, digitalisering en flexibele werkmodellen heeft deze trend verder versterkt.
Remote samenwerking biedt voordelen, zoals lagere kosten en toegang tot wereldwijd talent. Daarnaast brengt het ook belangrijke uitdagingen met zich mee:
- Communicatie is kwetsbaarder: misverstanden ontstaan sneller zonder fysiek contact.
- Vertrouwen en teamcohesie zijn lastiger op te bouwen wanneer u elkaar weinig ziet.
- Governance kan verwateren als besluitvorming en escalatie niet goed geregeld zijn.
- Culturele verschillen en uiteenlopende werktijden kunnen frictie veroorzaken.
Projectmanagementmethodes zoals PRINCE2 bieden juist in dit soort situaties houvast: ze geven structuur, definiëren rollen en helpen samenwerking te organiseren. De toepassing moet echter wel worden aangepast aan de realiteit van remote werken.
Waarom vraagt remote projectmanagement om een andere aanpak?
In fysieke teams merkt u spanning, energie of frustratie vaak direct in de vergaderruimte. In remote teams blijven problemen langer onder de radar. Ook informele communicatie, het gesprek bij de koffieautomaat, ontbreekt grotendeels.
Remote projectmanagement vraagt daarom om bewuster sturen op communicatie, betrokkenheid en transparantie. Waar u normaal vertrouwen opbouwt door aanwezigheid, moet u dat nu actief organiseren door middel van ritme, openheid en duidelijke afspraken.
PRINCE2-governance in een virtueel team
PRINCE2 kent heldere rollen: opdrachtgever, senior user, senior supplier, projectmanager en teammanagers. In een remote context is het belangrijk om governance explicieter en zichtbaarder te maken.
- Stuurgroep: organiseer kortere, maar frequentere virtuele bijeenkomsten. Gebruik dashboards zodat iedereen dezelfde informatie heeft.
- Projectmanager: besteed extra aandacht aan escalatieregels en transparantie. Een probleem dat onzichtbaar blijft, kan op afstand veel langer doorsudderen.
- Senior user & senior supplier: betrek hen actief bij digitale reviews, zodat zij de brug blijven tussen team en organisatie.
Door governance scherper neer te zetten, voorkomt u dat afstand uitmondt in vrijblijvendheid.
Red flags bij governance (en hoe u erop reageert)
Remote governance vraagt naast structuur ook om soft skills zoals onderhandelen, leiderschap en conflictmanagement. Hier komen IPMA-competenties in beeld.
Productgericht werken: het fundament van PRINCE2
Een van de belangrijkste fundamenten van PRINCE2 is de productgerichte aanpak. Juist in remote teams is dit een krachtig instrument. Door werk te organiseren op basis van producten en deelproducten ontstaat duidelijkheid over:
- Wat er moet worden opgeleverd
- Wie ontwikkelt, beoordeelt, keurt goed, accepteert of gebruikt het
- Welke afhankelijkheden en risico’s spelen, inclusief externe producten
Hierdoor kunt u werk effectief delegeren en controleren, ook op afstand.
De techniek in vier stappen
Tools en communicatiestrategieën voor remote teams
Remote teams leunen sterk op digitale middelen om samenwerking soepel te laten verlopen en projecten op koers te houden. De juiste tools maken het verschil tussen versnipperde communicatie en gestructureerde voortgang. Belangrijk is daarbij dat alle teamleden weten welk platform waarvoor wordt gebruikt en dat informatie centraal en toegankelijk blijft. De basis:
- Communicatietools: Teams, Zoom, Slack. Kies één hoofdkanaal.
- Projecttools: Jira, MS Project, Trello of Planner. Voor voortgang en werkpakketten.
- Documentatie: Confluence of SharePoint. Voor transparante besluitvorming.
Strategie is daarbij essentieel:
- Spreek duidelijke responstijden af
- Houd virtuele meetings kort en doelgericht
- Combineer synchroon (live) en asynchroon (chat/documenten)
- Maak afspraken over taal en tijdzones
Vertrouwen en teamcohesie zonder fysiek contact
Vertrouwen bouwt u door voorspelbaarheid, openheid en erkenning:
- Regelmatige check-ins en vaste ritmes
- Open dashboards en heldere escalatieafspraken
- Successen vieren, ook online
- Informele momenten plannen, zoals virtuele koffiepauzes
Gebruik modellen zoals Tuckman’s teamfases om te begrijpen waar uw team staat. In remote context duurt het vaak langer om van forming naar performing te komen. Situationeel leiderschap helpt hierbij.
Checklist: is uw team klaar voor remote PRINCE2?
Remote projecten vragen om taakvolwassenheid
Remote projectmanagement werkt alleen goed als teams beschikken over een hoge taakvolwassenheid. Dit vraagt om:
- Projectmanagementcompetenties (IPMA): plannen, risico’s managen, samenwerken en communiceren.
- Methodische structuur (PRINCE2): duidelijke rollen, governance en productgericht werken.
- Verbinding met de bredere context: begrijpen hoe het werk bijdraagt aan organisatiedoelen.
- Verantwoordelijkheid nemen: signaleren, handelen en verbinding zoeken.
De kracht zit in de combinatie: PRINCE2 biedt structuur, IPMA ontwikkelt de vaardigheden om die structuur succesvol toe te passen.
Slot: een trainingsstrategie voor remote PRINCE2
Productgericht werken, governance en taakvolwassenheid zijn cruciaal voor remote projectmanagement. Maar dit leert u niet uit een boek. Het vraagt oefening, begeleiding en reflectie. Een effectieve trainingsstrategie combineert:
- Kennis van PRINCE2: structuur, processen en productgericht plannen.
- Ontwikkeling van IPMA-competenties: leiderschap, communicatie, samenwerking en reflectie.
- Praktijkbegeleiding: toepassing in de eigen werkomgeving, met coaching en feedback.
Bij Global Project Performance combineren wij training met praktijkbegeleiding, zodat uw teams niet alleen begrijpen wat PRINCE2 en IPMA voorschrijven, maar dit ook daadwerkelijk kunnen toepassen. Met gerichte interventies helpen wij remote teams sneller eigenaarschap ontwikkelen, effectiever communiceren en productgericht werken omzetten in tastbare resultaten.
Wilt u weten hoe uw organisatie een trainingsstrategie kan opzetten die PRINCE2 en IPMA optimaal verbindt met remote projectmanagement? Neem gerust contact met ons op door te bellen naar 030-2211987 of door onderstaand contactformulier in te vullen. Samen ontwikkelen wij een aanpak die past bij uw context en ervoor zorgt dat uw teams niet alleen overleven in een remote omgeving, maar excelleren.
