Projectmatig Werken bij ZAAM Scholengemeenschap

23-11-2020

ZAAM bundelt de krachten van 23 scholen voor voortgezet onderwijs in en rond Amsterdam. Vanuit hun eigen identiteit en een interconfessionele traditie verzorgen de scholen onderwijs in een kleinschalige setting, dichtbij de woonomgeving van leerlingen. ZAAM heeft ons benaderd om hen te ondersteunen bij de professionalisering van projectmatig werken.

Context: eerder mislukte implementatie

Vanuit het ondersteuningsbureau worden allerlei ondersteunende diensten geleverd aan de scholen en de organisatie waaronder financiën, IT en P&O.
Net als elke andere organisatie worden er voortdurend veranderingen door gevoerd als onderdeel van een meerjarenbeleidsplan.
Om deze initiatieven te stroomlijnen en de beheersbaarheid te verbeteren, wilde deze scholen gemeenschap haar teams een basistraining projectmatig werken bieden en haar projectleiders een aanvullende leiderschapstraining.
De beoogde parttime projectleiders waren geselecteerd naar aanleiding van een assessment.
Tijdens de kennismaking kwamen we er achter dat een eerder initiatief om Projectmatig Creëren te implementeren in bureaucratie was verzand.

De uitdaging: efficiënt en praktisch projectmatig werken

Ons werd gevraagd om de teams en de projectleiders op te leiden.
Maar hoe zorg je ervoor dat iedereen dezelfde taal gaat spreken?
Hoe zorg je ervoor dat opgedane kennis ook wordt toegepast?
Hoe zorg je dat de organisatie niet weer verzandt in bureaucratie in plaats van voortgang?

Verwachte opbrengsten: rust, overzicht en voortgang

Voortdurend inzicht in en overzicht van projectenportfolio en individuele projecten.
Een gemeenschappelijke taal voor het werken in projecten waardoor de communicatie en samenwerking tussen betrokken stakeholders verbetert.
Projecten met duidelijke op te leveren producten, een begin en eind, en een goedgekeurd plan van aanpak.
Inzicht in de voortgang ten opzichte van geplande doelstellingen.
Projecten die aantoonbaar bijdragen aan de strategische beleidsdoelstellingen.
Projecten en veranderingen vaker op tijd en binnen budget.
Verhoging van de medewerkerstevredenheid.

Onze bijdrage: maatwerk verbetertraject

We hebben een maatwerktraining ontwikkeld met een minimale informatiedichtheid en focus op toepassing, samenwerking en competentieontwikkeling.
Een eendaagse training voor de hele organisatie zodat iedereen een gemeenschappelijke basis met elkaar deelde.
Een tweedaagse praktijktraining waarbij deelnemers direct aan hun eigen projecten gingen werken.
Een leiderschapstraining voor de projectleiders gericht op ontwikkeling van zelfbewustzijn en gerichte ontwikkeling van persoonlijke leiderschapscompetenties.
Begeleiding van een project om de personeelsdossiers te automatiseren en te centraliseren. Zo konden we de werkwijze demonstreren en tegelijkertijd twee projectleiders inwerken op de vernieuwde roldefinities.
Workshop en coaching van opdrachtgevers en stuurgroepleden.

Resultaat: blije mensen en geslaagd project

Tijdens en direct na de training werden de effecten van de training al zichtbaar.
Mensen hadden hun schema's op kantoor hangen en voelden zich beter betrokken.
Voor veel mensen zaten er diverse eye openers in de training waar ze hun voordeel mee konden doen.