Waarom zou je een projectmanagementmethode gaan gebruiken?
Een methode helpt projecten voorspelbaarder, transparanter en succesvoller te maken. Ze voorkomen dat projecten verzanden in chaos, tijdsdruk of onduidelijkheid. Voor organisaties betekent dit betere sturing op tijd, geld, kwaliteit en opbrengsten (benefits). Bovendien zorgt een gezamenlijke aanpak voor een efficiëntere samenwerking tussen afdelingen en teams.
Voorbeeld uit de praktijk
Bij Gasunie werd PRINCE2 ingezet voor de aanleg van een waterstofleiding. Door vooraf duidelijke rollen, mijlpalen en besluitstructuren vast te leggen, wist men de samenwerking tussen afdelingen als Engineering, Inkoop en Legal te stroomlijnen. De methode zorgde voor meer voorspelbaarheid en transparantie, waardoor het project binnen budget en planning bleef. Daarnaast ervoeren externe partners meer duidelijkheid en vertrouwen. Dit resulteerde in een uitvoering die soepeler verliep dan bij vergelijkbare projecten zonder vaste aanpak.
De voordelen van een projectmanagementmethode op een rij
Wat kan de praktische toepassing uitdagend maken?
Het implementeren van een projectmanagementmethode is geen puur technische ingreep. Het raakt bijna elke afdeling in een organisatie en vraagt om gedragsverandering, samenwerking en vaak ook een cultuurverschuiving. Dit terwijl veel afdelingen — zoals HR, Finance, Inkoop, ICT, Legal en Duurzaamheid — vaak al overbelast zijn met hun reguliere taken.
Wat maakt dit zo uitdagend?
-
Iedereen kijkt vanuit zijn eigen belangen en taalgebruik. Finance wil getallen, HR denkt aan leertrajecten, Legal kijkt naar aansprakelijkheid.
-
Deze afdelingen zijn vaak al overbezet. Het toevoegen van 'weer een nieuw proces' zonder context of voordeel, leidt tot weerstand.
-
Verandering raakt onder de waterlijn. Het beïnvloedt overtuigingen, gewoontes en verhoudingen — en dat vraagt tijd, begeleiding en vertrouwen.
Daarom is invoering van een methode geen kwestie van alleen sjablonen opleveren. Het is een veranderproces dat vraagt om luisteren, betrekken en gezamenlijk vormgeven. Pas dan ontstaat er eigenaarschap en bereidheid om echt anders te gaan werken.
Veelvoorkomende valkuilen:
-
De methode wordt rigide ingevoerd zonder maatwerk.
-
Er is te weinig aandacht voor draagvlak en training.
-
Sleutelfiguren worden niet voldoende betrokken.
-
Verwachtingen worden niet afgestemd.
Om die valkuilen te vermijden, kan maatwerk een belangrijke rol spelen. Trajecten die zijn afgestemd op de specifieke context en behoeften van een organisatie vergroten vaak het draagvlak en helpen teams om de methode echt eigen te maken. Meer informatie hierover vindt u op onze pagina over incompany maatwerk, waar u ook vrijblijvend advies op maat kunt aanvragen.
Wie dragen bij aan een succesvolle verandering?
Hoe maak je de vertaalslag van theorie naar praktijk op de juiste manier?
De sleutel ligt in vertaalvaardigheid: begrijpen wat de methode bedoelt, en dit koppelen aan de context van je organisatie.
Een goede implementatie:
-
Start met een analyse van je huidige werkwijze.
-
Bepaalt welke elementen van de methode echt waarde toevoegen.
-
Creëert dialoog met stakeholders over wat werkt in jouw praktijk.
-
Ontwikkelt praktische formats en tools die aansluiten op bestaande processen.
Hoe stem je een model af op je werkomgeving?
Ga voor een efficiënte, maar volwassen aanpak. PRINCE2 noemt dit 'tailoring'. Vraag je steeds af: wat is de essentie, en hoe kunnen we dit effectief invullen in onze eigen setting?
Richtlijnen:
-
Maak onderscheid tussen kleine, standaardprojecten en strategische, complexe projecten.
-
Werk met templates, maar laat ruimte voor projectspecifieke keuzes.
-
Zorg voor coaching en begeleiding in de eerste toepassingen.
-
Houd feedbackloops kort: evalueren en leren is cruciaal.
Voorbeeld uit de praktijk
Een IT-bedrijf dat software ontwikkelt voor banken wilde PRINCE2 Agile implementeren om projecten beter te stroomlijnen. In plaats van de methode klakkeloos over te nemen, startte men met een analyse van bestaande ontwikkelprocessen en klantverwachtingen. Via workshops met product owners, compliance officers en developers werd bepaald welke onderdelen waarde toevoegden, zoals duidelijke sprintafrondingen en beslismomenten. Zo ontstond een praktische, hybride werkwijze die goed paste bij zowel interne processen als externe regelgeving.
Wat zijn praktische toepassingen en quick wins?
Quick wins helpen om het nut snel zichtbaar te maken:
-
Start met een helder projectmandaat en rollenbeschrijving.
-
Introduceer eenvoudige dashboards voor voortgang en risico's.
-
Gebruik een gezamenlijke projectstartsessie (kick-off met doelen, scope, teamafspraken).
-
Stel een standaard projectbriefing op voor lijnmanagers en opdrachtgevers.
-
Train eerst de kernspelers (projectmanagers, teamleiders) in praktische toepassing.
Voorbeeld uit de praktijk
Een academisch ziekenhuis merkte dat veel interne verbeterprojecten vastliepen door onduidelijkheid over opdracht, eigenaarschap en verwachtingen. Door het invoeren van een standaard projectmandaat van één A4 met kerninformatie (doel, opdrachtgever, projectleider, scope, randvoorwaarden), werd binnen enkele weken al merkbaar verschil geboekt. Projectteams konden sneller van start, managers wisten beter wat ze mochten verwachten, en er ontstond meer rust en overzicht. Het bleek een eenvoudige, maar zeer doeltreffende quick win die later werd uitgerold naar alle divisies.
Zo pas je een projectmanagementmethode praktisch toe in jouw organisatie
Conclusie
Een methode is geen doel op zich, maar een middel om projecten beter te laten slagen. Het vraagt om leiderschap, samenwerking en een lerende houding om hier echt voordeel uit te halen. Wil je hier werk van maken? Wij helpen organisaties om projectmanagement stap voor stap te professionaliseren – op een manier die past bij jullie ambities én dagelijkse praktijk.
Is uw interesse gewekt?
Neem dan contact met ons op om van gedachten te wisselen met één van onze Prince2-adviseurs. Zij beantwoorden graag uw vragen en voorzien u van een passend advies. Bel ons op 030-2211987 of vul onderstaand contactformulier in. Zo kunt u met één van onze adviseurs spreken voor een advies op maat.
