Werkt gestructureerd projectmanagement ook voor kleine projecten?
Zeker. Juist in kleinere projecten sluipen onduidelijkheid en energieverlies er snel in. Er is vaak geen formeel startmoment, geen duidelijke rolverdeling en onvoldoende afstemming. Het gevolg: frustratie, miscommunicatie of dubbel werk, zonder dat het project als zodanig wordt herkend.
Een goede projectaanpak helpt ook kleine teams en trajecten om scherper te werken. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het gaat niet om dikke handboeken, maar om:
- duidelijke doelen,
- afspraken over rollen,
- en een ritme van overleg en reflectie.
Wat mensen vaak verrast: diezelfde principes blijken effectief bij alle soorten projecten, groot én klein.
Projectmanagement is schaalbaar én mensgericht
Gestructureerd werken is niet hetzelfde als bureaucratisch werken. Methoden zoals PRINCE2, IPMA of AgilePM zijn schaalbaar: zij helpen u om te denken in rollen, doelen, producten en besluitmomenten. Alleen hoe uitgebreid u dat toepast, bepaalt u zelf.
Bijvoorbeeld:
- In een klein project volstaat een projectcanvas of één A4 met uitgangspunten.
- Rollen kunnen gecombineerd worden, zolang verantwoordelijkheden maar helder zijn.
- Overleg hoeft geen uren te duren, als het maar gestructureerd is.
Daarnaast geldt: structuur zonder mindset werkt niet. Projectmatig werken vraagt om houding, bewustzijn, communicatie, reflectie en samenwerking. Pas wanneer mensen eigenaarschap voelen en begrijpen waarom zij iets doen, ontstaat beweging.
Daarom is een holistische benadering nodig: een combinatie van een duidelijke aanpak, persoonlijke competentieontwikkeling én bewustzijn van de context waarin het project zich afspeelt.
Projectwerk is niet voor iedereen hetzelfde
In organisaties werken uiteenlopende mensen aan projecten. De één is fulltime projectmanager, de ander doet het ernaast. Die verschillen vragen om een andere benadering als het gaat om training, begeleiding of procesondersteuning:
Een goede opleiding of begeleiding houdt hier rekening mee. Wat werkt voor de één, werkt niet vanzelf voor de ander.
Wat mensen leren als zij voor het eerst écht projectmatig gaan werken
Wie voor het eerst bewust aan de slag gaat met projectmatig werken, doet vaak waardevolle inzichten op:
- “Ik snap nu waarom projecten vastlopen in de lijnstructuur.”
- “Ik wist niet dat een project zoveel tijd kost.”
- “Je kunt veel ellende voorkomen als je vooraf goed afspreekt wat je gaat doen.”
- “Ik weet nu wat mijn rol wel en niet is.”
Deze eye openers vormen de basis voor meer eigenaarschap, betere samenwerking en minder projectfalen.
Casus 1: Afdelingsproject personeelsplanning
De situatie
Een teamleider in de ouderenzorg kreeg de opdracht “om iets te doen aan de maandelijkse chaos rond de personeelsplanning.” Hij stelde een werkgroep samen, maar liep al snel vast: geen prioriteit, onduidelijke afspraken en half uitgevoerde acties.
De interventie
- Korte training in projectmatig werken
- Projectdoel scherp geformuleerd
- Rollen benoemd: opdrachtgever, projectleider, teamleden
- Afspraken over tijdsbesteding en communicatie
Het resultaat
Binnen drie maanden lag er een nieuwe werkwijze die werd overgenomen door meerdere afdelingen. De teamleider kreeg waardering en groeide door naar een bredere coördinerende rol.
Casus 2: IT’er krijgt een project ‘erbij’
De situatie
Een IT-specialist bij een gemeente kreeg het verzoek om “even een pilot voor digitale werkplekken” op te zetten. Zonder projectstructuur begon hij te bouwen, maar liep vast op besluitvorming, afstemming en verwachtingen.
De interventie
- Tweedaagse training voor medewerkers met projecttaken naast hun werk
- Gebruik van een projectcanvas
- Coaching op rolverdeling en gesprekken met opdrachtgever
Het resultaat
De pilot kreeg een heldere scope, werd goedgekeurd binnen de organisatie en de medewerker kreeg later meer verantwoordelijkheid bij grotere trajecten.
Competentieontwikkeling maakt organisaties proactiever
Wanneer steeds meer medewerkers de basisprincipes van projectmatig werken begrijpen, verandert het gedrag op organisatieniveau. Mensen:
- stellen betere vragen,
- spreken verwachtingen uit,
- denken vooruit
- en stemmen bewuster af.
Dat zorgt voor meer eigenaarschap, minder ruis en meer beweging. En dat maakt organisaties niet alleen professioneler, maar ook proactiever
Conclusie: begin klein, werk groot
Gestructureerd projectmanagement is niet alleen voor grote projecten of gespecialiseerde functies. Juist in kleinere projecten en bij medewerkers die het ‘erbij doen’, zit enorme winst, mits zij de juiste aanpak en begeleiding krijgen. De succesfactoren zijn universeel:
- Duidelijke doelen en verwachtingen
- Heldere rolverdeling
- Aandacht voor gedrag en mindset
- Realistische tijdsbesteding
- Aansluiting op de praktijk van de medewerker
En bovenal: ervaar het zelf. Wat mensen in hun eigen werkomgeving leren en toepassen, vergeten zij nooit meer.
Wilt u weten hoe uw organisatie, team of afdeling kleine projecten succesvoller kan aanpakken zonder onnodige ballast, maar mét structuur en impact?
Neem gerust contact met ons op door te bellen naar 030-2211987 of door onderstaand contactformulier in te vullen. Wij helpen u graag op weg. Bent u op zoek naar een incompany traject? Dan adviseren we u om sowieso om even met ons te overleggen over de mogelijke maatwerkoplossingen binnen incompany maatwerk.
