Waarom een P3M3 assessment doen?
Een P3M3 assessment meet hoe volwassen een organisatie is in het managen van projecten, programma’s en portfolio’s. Het doel is niet een score op zich, maar gedragen en gecommitteerd inzicht in het vermogen om strategie daadwerkelijk te realiseren als basis voor goed geïnformeerde verbetering in de aanpak van de organisatie.
Organisaties kiezen voor een assessment wanneer zij bijvoorbeeld merken dat:
-
Projectresultaten sterk variëren
-
Besluitvorming moeizaam verloopt
-
Investeringen niet altijd het verwachte effect hebben
-
Samenwerking tussen afdelingen stroef is
Een assessment maakt zichtbaar waarom dit gebeurt.
Wat levert het concreet op?
-
Objectief beeld van huidige werkwijze
-
Input voor gedragen visieontwikkeling
-
Prioriteiten voor verbetering
-
Onderbouwing voor investeringen in professionalisering
-
Gemeenschappelijk referentiekader binnen de organisatie
-
Draagvlak en commitment voor de “current state” als fundament voor verbetering
Organisaties die hun volwassenheid systematisch verbeteren, reduceren budgetoverschrijdingen gemiddeld met 20–30% en verhogen de voorspelbaarheid van resultaten aanzienlijk.
Belangrijk: een assessment is geen audit en geen examen. Het is een diagnose die bedoeld is om gerichte transformatie mogelijk te maken.
Voor wie is P3M3 assessment geschikt?
Een P3M3 assessment is vooral waardevol voor organisaties die structureel investeren in verandering en willen weten of hun aanpak toekomstbestendig is. Het is óók zeer relevant voor organisaties die al eerder hebben geprobeerd hun project-, programma- of portfoliomanagement te verbeteren, maar waarbij deze initiatieven zijn vastgelopen of geen blijvende impact hebben gehad.
We horen in de praktijk vaak opmerkingen als: “Dat hebben we drie jaar geleden ook geprobeerd, maar er was te veel weerstand.” Of: “We hadden een methode ingevoerd, maar die werd na verloop van tijd niet meer gebruikt.”
Een assessment helpt in zulke situaties om objectief zichtbaar te maken waar de werkelijke blokkades zitten, bijvoorbeeld in governance, prioritering, leiderschap of cultuur, in plaats van alleen in processen of tools.
Typische organisaties
-
Middelgrote tot grote organisaties
-
Overheden en publieke instellingen
-
Corporates met veel strategische projecten
-
Organisaties met een PMO of kwaliteitsfunctie
Signalen dat een assessment zinvol is
-
Veel initiatieven tegelijk zonder duidelijke prioriteit
-
Sterke afhankelijkheid van individuele projectleiders of “trekkers”
-
Moeite om business cases daadwerkelijk te realiseren
-
Onvoldoende inzicht in risico’s, voortgang en beschikbare capaciteit
-
Toenemende ontevredenheid onder projectmanagers, programmamanagers en PMO over de manier van werken
-
Een strategische noodzaak om veranderingen sneller, betrouwbaarder of grootschaliger te realiseren
Deze signalen wijzen er vaak op dat niet individuele projecten het probleem zijn, maar de manier waarop de organisatie verandering bestuurt.
Wat het níet is: Het assessment is geen instrument om teams of individuen af te rekenen. Het onderzoekt of de organisatie hen daadwerkelijk in staat stelt om succesvol te zijn.
Met andere woorden: stelt onze werkwijze, inclusief governance, processen, training en ondersteuning, mensen voldoende in staat om projecten, programma’s en portfolio’s effectief te realiseren?
De focus ligt dus op het systeem waarin mensen werken, niet op hun inzet of competentie.
Het assessment maakt zichtbaar hoe bestuurbaar investeringen in verandering werkelijk zijn. Daarnaast geeft het inzicht in de kwaliteit van de werkomgeving waarin projecten worden uitgevoerd, een cruciale factor om goed personeel aan te trekken, te behouden en optimaal te laten presteren.
Voorbereiding checklist (3 maanden)
Een goede voorbereiding bepaalt voor een groot deel de waarde van het assessment. Zonder voorbereiding bestaat het risico dat het beeld incompleet of vertekend is.
Fase 1 — Start en positionering (± 3 maanden vooraf)
-
Benoem een interne coördinator (bijv. PMO-manager)
-
Bepaal doel en scope van het assessment
-
Zorg voor bestuurlijke sponsoring
-
Communiceer het doel binnen de organisatie
De toon is cruciaal: het moet duidelijk zijn dat het gaat om verbetering, niet om beoordeling van individuen. De boodschap moet worden uitgedragen door het senior management en de directie.
Fase 2 — Analyse en voorbereiding (± 2 maanden vooraf)
-
Inventariseer bestaande werkwijzen en documentatie
-
Identificeer belangrijke stakeholders
-
Selecteer representatieve projecten of programma’s
-
Plan interviews en workshops
Fase 3 — Praktische organisatie (± 1 maand vooraf)
-
Finaliseer planning met assessoren
-
Zorg voor toegang tot systemen en documenten
-
Informeer deelnemers over verwachtingen
-
Bereid interviewkandidaten voor
Een goed voorbereid assessment kan 30–40% efficiënter verlopen en levert betrouwbaarder inzicht op.
Documentatie verzamelen
Assessors baseren hun oordeel niet alleen op gesprekken, maar ook op bewijs in documentatie.
Typische documenten
-
Projectplannen en business cases
-
Governance-structuren en mandaten
-
Rapportages en dashboards
-
Risico- en issue-registers
-
Portfolio-overzichten
-
Procedures en standaarden
Belangrijk: het gaat niet om perfecte documenten, maar om wat daadwerkelijk wordt gebruikt.
Praktische tips
-
Selecteer representatieve voorbeelden, geen uitzonderingen
-
Toon de actuele praktijk, niet alleen formele richtlijnen
-
Zorg dat documenten toegankelijk zijn
-
Vermijd het creëren van nieuwe documenten alleen voor het assessment
Echte volwassenheid blijkt uit consistent gebruik, niet uit de kwaliteit van een handboek.
Stakeholder betrokkenheid
Een P3M3 assessment kijkt naar het gehele systeem. Daarom is input nodig uit verschillende rollen.
Betrokken stakeholders
-
Directie en bestuur
-
Opdrachtgevers / sponsors
-
PMO-medewerkers
-
Project- en programmamanagers
-
Teamleden en lijnmanagers
Waarom dit essentieel is: Verschillende perspectieven laten zien hoe de organisatie werkelijk functioneert.
Bijvoorbeeld:
-
Management kan prioritering helder vinden
-
Projectteams kunnen dit anders ervaren
-
PMO kan knelpunten zien die elders onzichtbaar blijven
Hoe draagvlak te creëren
-
Leg duidelijk uit wat het doel is
-
Benadruk dat het geen audit is
-
Deel hoe resultaten gebruikt worden
-
Zorg voor openheid en vertrouwen
Betrokkenheid van senior leiders verhoogt de kans dat aanbevelingen daadwerkelijk worden opgevolgd.
Wat te verwachten tijdens assessment
Een formeel P3M3 assessment bestaat meestal uit een combinatie van documentanalyse, interviews en validatie.
Typische activiteiten
-
Interviews met sleutelpersonen
-
Workshops of groepssessies
-
Analyse van documentatie
-
Observatie van governanceprocessen
-
Validatie van bevindingen
Wat assessors vooral zoeken
Niet alleen of processen bestaan, maar of ze werken in de praktijk.
Bijvoorbeeld:
-
Worden rapportages gebruikt voor besluitvorming?
-
Worden risico’s actief gemanaged?
-
Is prioritering transparant?
-
Worden lessons learned toegepast?
Menselijke kant
Veel deelnemers ervaren het assessment als verhelderend. Het creëert een gedeeld beeld van hoe de organisatie functioneert.
Praktijkvoorbeeld — Voorbereiding bij een publieke organisatie
Organisatie: Grote uitvoeringsorganisatie
Type project: Organisatiebrede transformatieprogramma’s
Jaar: 2023–2024
Complexiteit: Veel stakeholders, hoge verantwoordingsdruk
Situatie
De organisatie voerde tientallen projecten uit, maar resultaten bleven achter. Besluitvorming was traag en prioriteiten veranderden vaak. Medewerkers werkten hard maar misten overzicht.
Probleem
Er was geen gedeeld beeld van hoe projecten daadwerkelijk werden aangestuurd. Documentatie bestond, maar werd inconsistent gebruikt.
P3M3-aanpak (holistisch)
Voorafgaand aan het assessment werd:
-
Documentatie geïnventariseerd
-
Stakeholders actief betrokken
-
Management voorbereid op hun rol
-
Open communicatie georganiseerd
De nadruk lag op eerlijk inzicht, niet op het “mooi maken” van de situatie.
Resultaat
Kwantitatief:
-
Assessment duurde 35% minder tijd door goede voorbereiding
-
Snellere acceptatie van aanbevelingen
Kwalitatief:
-
Gemeenschappelijk beeld van knelpunten
-
Meer vertrouwen tussen afdelingen
-
Duidelijk startpunt voor verbeterprogramma
“Het assessment gaf ons eindelijk een gedeelde taal om over problemen te praten.” — Directeur bedrijfsvoering
Leermoment: voorbereiding is geen administratieve stap, maar een cruciale fase in de transformatie.
P3M3 assessment service
Wilt u niet alleen weten waar uw organisatie staat, maar vooral hoe u structureel beter kunt worden in het realiseren van verandering? Een P3M3 assessment is geen eindpunt, maar het begin van duurzame verbetering.
Voor organisaties die:
-
Inzicht willen in hun werkelijke volwassenheidsniveau
-
Strategische projecten beter willen laten slagen
-
Meer voorspelbaarheid zoeken in investeringen
-
Governance en samenwerking willen versterken
Onze aanpak - Trainen om te Transformeren
Wij combineren het assessment met begeleiding gericht op blijvende impact. Niet alleen processen, maar ook leiderschap, gedrag en cultuur worden meegenomen.
Resultaten die organisaties ervaren
-
Tot 30% minder budgetoverschrijdingen
-
Snellere besluitvorming
-
Betere samenwerking tussen afdelingen
-
Duurzame borging van verbeteringen
Voor PMO-teams en kwaliteitsmanagers is dit direct toepasbaar.
Vervolstappen
Een P3M3-assessment is geen administratieve formaliteit, maar een essentiële stap om tot betrouwbare inzichten te komen en alle relevante stakeholders actief te betrekken. Door tijdig documentatie te verzamelen, verwachtingen helder te managen en de juiste mensen aan tafel te brengen, verandert het assessment van een meetmoment in een krachtig startpunt voor duurzame, organisatiebrede transformatie.
Wilt u zeker weten dat uw organisatie optimaal voorbereid is? Vul dan het onderstaande contactformulier in of bel ons direct op 030-2211987. We denken graag met u mee.
