1. Waarom deze minicursus?
Dit artikel is geschreven om mensen te enthousiasmeren voor het benutten van de significante voordelen die een Business Case kan opleveren voor projectsucces en uw organisatie en haar klanten. We doen dit aan de hand van een voorbeeldproject: de bouwreis naar Kaapstad waar we met 40 klanten van Global Project Performance in een week tijd een school hebben gebouwd.
Mensen die bij projecten en projectmanagement betrokken zijn, hebben vaak wel gehoord van PRINCE2 en van de term Business Case. Toch is het werken met een Business Case niet voor iedereen geen gesneden koek. Niet alleen voor in de not-for-profit sector maar ook in de commerciële sector.
De inhoud van deze minicursus geeft u een beeld van de onderwerpen die aan bod komen in onze PRINCE2 Foundation training, PRINCE2 Practitioner training en PRINCE2 Fast Track training.
Wilt u naar aanleiding van deze minicursus met één van onze PRINCE2-projectmanagementtrainers spreken? Bel dan 030 22 11 987 of mail ons.
2. Wat is de doelstelling van deze minicursus?
De doelstelling van deze minicursus is dat mensen die betrokken zijn bij het definiëren, plannen en uitvoeren van projecten:
- Weten wat de zakelijke rechtvaardiging van een project betekent en welke rol deze speelt in een project.
- Weten wat het doel en de inhoud van een Business Case is.
- Weten wat het doel en de inhoud van een Benefitsmanagementaanpak is.
- Weten hoe de verantwoordelijkheden rondom de Business Case en Benefitsmanagementaanpak georganiseerd moeten worden.
3. Doelgroep: voor wie is deze minicursus gemaakt?
Tot de doelgroep van deze minicursus behoort iedereen die betrokken is bij het management van projecten en die er aan wil bijdragen dat projectinvesteringen de gewenste veranderingen en voordelen voor de organisatie en haar klanten en stakeholders opleveren. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn: projectleiders, projectmanagers, deelprojectleiders, teammanagers, lijnmanagers, projectborging, kwaliteitsborging, specialisten, gebruikers, teamleden en adviseurs.
4. Wat is de rol van de zeven principes in PRINCE2?
Een PRINCE2-project is een project dat op een transparante manier invulling geeft aan zeven principes. Mensen die nog geen ervaring hebben met PRINCE2, of mensen die slechte ervaringen met PRINCE2 hebben, kunnen soms denken dat PRINCE2 bureaucratisch is en alleen geschikt voor complete grote projecten. Dat is echter niet het geval. Het enige dat je hoeft te realiseren om van een PRINCE2-project te spreken, is het toepassen van zeven principes. De manier waarop je dat doet moet altijd en vanzelfsprekend effectief en efficiënt zijn.
Het klopt dat de officiële PRINCE2-manual een omvangrijk boek is met veel sjablonen en definities. De reden hiervoor is dat PRINCE2 een generieke methode is die zowel op grote complexe als kleine eenvoudige projecten moet kunnen worden toegepast. Daarom is een ander PRINCE2-principe “Het op maat maken voor het project”. Wanneer dat principe niet adequaat wordt geïmplementeerd, ontstaat een risico op belemmerende bureaucratie. Het goed op maat maken van PRINCE2 vereist ervaring in projectmanagement.
5. Waarom zijn projecten investeringen voor een organisatie?
Projecten zijn investeringen voor elke organisatie: dus ook een non-profit organisatie. De organisatie investeert geld, resources en energie in de ontwikkeling van producten en oplossingen die de organisatie gaat gebruiken om veranderingen te realiseren waar zijn en haar klanten en stakeholders voordeel aan ontlenen. De investering in een project moet worden gerechtvaardigd vanuit zakelijk oogpunt. In PRINCE2 wordt dit het principe van de “Voortdurende zakelijke rechtvaardiging” genoemd.
De investering in het project is alleen de moeite waard wanneer de beoogde veranderingen, uitkomsten en voordelen ook daadwerkelijk worden gerealiseerd. Daarbij is het zo dat een project wordt afgerond op het moment dat de projectproducten zijn ontwikkeld, over gedragen en in gebruik zijn genomen door de klant van het project. Dat kan je eigen organisatie zijn. En als je een leverancier bent dan is dat meestal je klant.
Investeren in Project Philippi Children's Centre
In het kader van onze bouwreizen naar Kaapstad moesten de investeringen in de peuter- en kleuterschool ervoor zorgen dat meer kinderen naar school konden in plaats van dat ze overdag op straat rond hingen. Tijdens onze laatste bouwreis brachten we uiteindelijk € 65.000,- bij elkaar. Deze investeerden we onder de voorwaarde dat partijen in Kaapstad deze zouden verdriedubbelen zodat er € 195.000,- kon worden geïnvesteerd.
6. Wat betekent een levensvatbaar, realiseerbaar en wenselijk project?
Voortdurende zakelijke rechtvaardiging betekent dat de investering in een project alleen moet worden gestart en voortgezet zolang aan drie voorwaarden kan worden voldaan:
- Het project moet levensvatbaar worden geacht.
- Het project moet realiseerbaar worden geacht.
- Het project moet wenselijk worden geacht.
7. Wanneer moet de voortdurende zakelijke rechtvaardiging worden beoordeeld?
De levensvatbaarheid, realiseerbaarheid en wenselijkheid moeten worden beoordeeld en bevestigd:
- Aan het eind van de projectvoorbereiding: het PRINCE2-proces “Opstarten van een Project”.
- Aan het eind van het PRINCE2-proces Initiëren van een Project”.
- Aan het eind van de initiatiefase.
- Aan het eind van elke managementfase.
Wanneer deze zakelijke rechtvaardiging komt te vervallen dan moet het project in de huidige vorm voortijdig worden beëindigd. Het is ook mogelijk om de zakelijke rechtvaardiging bij te stellen. Dit vereist echter wel een officiële goedkeuring van het bedrijfsmanagement of programmamanagement die het project gemandateerd hebben.
Beoordeling zakelijke rechtvaardiging Project Philippi Children's Centre
In het kader van onze bouwreizen hadden we van tevoren geplande momenten waarop we besloten om al dan niet door te gaan met het project en dus de bouwreis en de investering. De randvoorwaarde hiervoor was dat we de levensvatbaarheid, wenselijkheid en realiseerbaarheid konden bevestigen. Anders zou de investering in het project geen zin hebben.
8. Wat is een levensvatbaar project?
Een levensvatbaar project is een project dat in staat is om de juiste projectproducten op tijd, binnen budget en conform specificatie op te leveren. Zonder dat het juiste product op tijd beschikbaar wordt gesteld aan de organisatie voor gebruik, kunnen de beoogde veranderingen, uitkomsten en voordelen niet worden gerealiseerd.
Om de levensvatbaarheid te beoordelen is inzicht nodig in de managementaanpakken, projectplannen en de organisatie van het project. De makers van de projectproducten spelen bij de beoordeling van de levensvatbaarheid een centrale rol. Vaak zijn dit leveranciers. Voor een klant is het van belang dat ze onafhankelijke controle en risico-eigenaarschap van de leveranciers goed organiseert.
Levensvatbaarheid Project Philippi Children's Centre
De levensvatbaarheid van onze bouwprojecten in Kaapstad beoordeelden we aan de hand van een aantal aspecten waaronder:
- Lag er een duidelijk en goed onderbouwd plan?
- Was duidelijk wat er wel en niet in de scope was opgenomen?
- Waren de schattingen realistisch (kosten, doorlooptijd, resources)?
- Waren de leveranciers bekend en was er voldoende vertrouwen dat ze zouden leveren?
- Waren de doelstellingen en afspraken formeel en ondubbelzinnig gedocumenteerd?
- Waren de managementaanpakken, eindverantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden duidelijk afgesproken en gedocumenteerd?
10. Wat is een realiseerbaar project?
Een project is realiseerbaar als verwacht wordt dat de beoogde veranderingen, beoogde uitkomsten en verwachte voordelen gerealiseerd zullen gaan worden. Het heeft geen zin om door te gaan met een project als de beoogde uitkomsten en voordelen naar verwachting niet gerealiseerd zullen gaan worden.
De uitkomsten (future state, toekomstige situatie) en de voordelen (benefits) zijn doelstellingen die SMARTI moeten worden gedefinieerd: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, gepland (tijd) en inclusief individuele (eind-)verantwoordelijkheden voor elk van de postprojectdoelstellingen..
Het inschatten van de realiseerbaarheid vereist betrokkenheid van vertegenwoordigers en managers uit de dagelijkse bedrijfsvoering die de projectproducten gaan exploiteren. In PRINCE2 worden dit de gebruikers, beheer en onderhoud genoemd.
Realiseerbaarheid Project Philippi Children's Centre
De realiseerbaarheid van de bouwprojecten in Kaapstad had betrekking op het vermogen van Philippi Children's Centre om elk jaar voldoende fondsen en lesgeld bij elkaar te brengen om het onderwijs, de lesmaterialen, de salarissen van de leraren en ondersteunend medewerkers waaronder de conciërge en de buschauffeur, het onderhoud van de bus, de onderhoudskosten van het schoolgebouw, de kosten van elektriciteit en water te financieren. Ook de kwaliteit van de leraren en het onderwijssysteem was een factor van belang. Want de kwaliteit van het onderwijs moest wel geborgd blijven. Dat wil zeggen dat Philippi Children's Centre in staat moest zijn om alle benodigde kennis, vaardigheden en gedragingen te ontwikkelen die de kinderen nodig hadden om op de lagere school succesvol door te kunnen stromen. Prestaties uit het verleden, (laag) personeel verloop, voldoende beschikbaarheid in de markt van gekwalificeerde leraren, de onderhoud staat van de schoolbus, een goed functionerende boekhouding en financiële controle, en aantoonbaar vermogen om zelf donateurs te werven, waren belangrijke indicatoren.
11. Wat is een wenselijk project?
Een wenselijk project is een project waarin de verhouding van kosten, baten en risico’s van de projectinvestering acceptabel zijn voor de klant. Als het realiseren van de beoogde uitkomsten en verwachte voordelen wel mogelijk is (de realiseerbaarheid), maar de kosten voor het ontwikkelen van het projectproduct worden te hoog (levensvatbaarheid), dan wegen de baten voor de klant onvoldoende op tegen de kosten.
Daar komt bij dat het bij het beoordelen van de levensvatbaarheid en realiseerbaarheid altijd om schattingen gaat. Je weet van tevoren nooit 100% zeker hoe het zal uit pakken. Daarom is een grondige risico-evaluatie inclusief het toetsen van aannames bij de schattingen belangrijk. Ook is het belangrijk dat de eindverantwoordelijkheden en aansprakelijkheden voor de wenselijkheid van het project formeel zijn vast gelegd om te voorkomen dat het eigenaarschap niet wordt genomen.
Wenselijkheid Project Philippi Children's Centre
De wenselijkheid van het project werd gebaseerd op de verwachte kosten per leerling per lesdag. Dat bedrag moest acceptabel zijn en in lijn met voorgaande jaren. Want het uiteindelijke doel voor de school was om ervoor te zorgen dat de ouders van de kinderen zelf het geld zouden sparen om het lesgeld op te brengen. En dan mochten de kosten niet hoger worden. Maar ook het risico dat Philippi Children's Centre er niet in zou slagen om jaarlijks het geld bij elkaar te krijgen werd mee gewogen. Omdat de school al 25 jaar lang een stabiel bestuur had en de inkomsten stabiel waren, hadden wij er vertrouwen in dat de investering zijn "sociale rendement" zou opleveren. En dat is ook gebleken. Want de school heeft zich door ontwikkeld en er krijgen nu maar liefst 260 kinderen les.
12. De Business Case: de wenselijkheid van het project
Een Business Case is een investeringsbeoordeling voor het project en definieert waarom de investering het project door de organisatieleiding wenselijk wordt geacht. De Business Case is de centrale drijfveer van elk PRINCE2-project.
In een Business Case zijn de volgende elementen opgenomen:
- De redenen voor het project.
- Overwogen alternatieven.
- Wanneer worden de projectproducten opgeleverd voor gebruik (ontleend aan Projectplan)?
- Wat is de verwachte gebruiksduur van de projectproducten?
- Kosten voor het ontwikkelen van het gekozen alternatief (ontleend aan Projectplan).
- Jaarlijkse kosten gekozen alternatief (gebruik, beheer en onderhoud).
- Vanuit welk budget gaan de projectinvesteringen en exploitatiekosten gefinancierd worden?
- Definitie en planning van de beoogde uitkomsten (SOLL, Future State, Future Blueprint).
- Definitie en planning van verwachte meetbare of kwantificeerbare voordelen.
- Definitie en planning van verwachte meetbare of kwantificeerbare nadelen.
- Risico evaluatie voor de doelstellingen die in de Business Case zijn opgenomen.
14. De Benefitsmanagementaanpak: de realiseerbaarheid van het project
Een Benefitsmanagementaanpak beschrijft:
- Hoe, wanneer en door wie de beoogde eindresultaten en verwachte benefits gerealiseerd gaan worden.
- En wie, hoe en wanneer realisatie van deze doelstellingen beoordeeld zal gaan worden.
Als realisatie van de postprojectdoelstellingen niet gemonitord wordt, is de kans groter dat niemand zich verantwoordelijk zal tonen voor het leiden van de beoogde veranderingen en transformatie die nodig is voor het realiseren van de beoogde eindresultaten en verwachte benefits.
15. Business Case: PRINCE2 rollen en verantwoordelijkheden
- Projectmanager: ontwikkelen, onderhouden en rapporteren over de Business Case en de Benefitsmanagementaanpak.
- Opdrachtgever: beoordelen en goedkeuren Business Case en Benefitsmanagementaanpak tijdens het project bij faseovergangen. De opdrachtgever is eindverantwoordelijk voor de Business Case en Benefitsmanagementaanpak tijdens het project.
- Seniorgebruiker - gebruikers: beoordelen en goedkeuren van de Business Case en de Benefitsmanagementaanpak. Dit is met name gericht op de realiseerbaarheid van beoogde eindresultaten, verwachte benefits en eventuele risico's met betrekking tot beiden.
- Seniorgebruiker - beheer en onderhoud: beoordelen en goedkeuren van de Business Case en de Benefitsmanagementaanpak. Dit is met name gericht op de technische prestaties van de projectproducten in gebruik, de exploitatiekosten, en eventuele risico's met betrekking tot beiden.
- Seniorleverancier: beoordelen en goedkeuren van de Business Case en de Benefitsmanagementaanpak. Dit is met name gericht op de kosten voor het ontwikkelen van de projectproducten, doorlooptijden en risico's met betrekking tot beiden. Dus met name focus op de levensvatbaarheid van het project.
- Projectborging: Elk stuurgroeplid kan mensen aanstellen in de rol van projectborging om ervoor te zorgen dat deze ook ingepland worden. Projectborging kan namens elk stuurgroeplid onafhankelijke controles en "challenge" van de Business Case en Benefitsmanagementaanpak uitvoeren.
16. Voorbeeld PRINCE2 Foundation examenvraag m.b.t. Business Case
Vraag 1: Wie is tijdens een PRINCE2-project verantwoordelijk voor het onderhouden van de Business Case?
A. De Opdrachtgever.
B. De Projectmanager.
C. Het bedrijfsmanagement.
D. De controller van de organisatie.
Vraag 2: Welke uitspraak over het principe van 'voortdurende zakelijke rechtvaardiging' is JUIST?
A. De rechtvaardiging voor verplichte projecten heeft geen goedkeuring nodig.
B. De redenen voor een project mogen niet worden gewijzigd.
C. Ook verplichte projecten (bijvoorbeeld wetgeving) hebben een zakelijke rechtvaardiging nodig.
D. Benefits hoeven niet meetbaar of kwantitatief te zijn.
Vraag 3: Wat is een doel van de benefitsmanagementaanpak?
A. Documenteren van de rechtvaardiging voor het uitvoeren van een project.
B. Samenvatten van de prestaties van het project tot nu toe, zodat de stuurgroep kan beslissen wat de
volgende stap is.
C. Een tijdschema opstellen om te meten in hoeverre de benefits zijn bereikt.
D. Om de redenen voor het project aan te geven zodat deze in de business case gezet kunnen worden.
De antwoorden op de drie oefenvragen treft u aan het eind van de laatste tekst op deze pagina.
17. PRINCE2 trainingen: incompany en open training
Is uw interesse gewekt om deel te nemen aan een van de maandelijkse PRINCE2-trainingen op ons open rooster? Of wilt u een praktijkgerichte PRINCE2 maatwerktraining organiseren voor uw team? Al dan met met examen? Bel ons dan op 030 22 11 987. Dan kunt u direct met een PRINCE2-trainer spreken. Of vul het onderstaande contactformulier in.
18. PRINCE2 films praktijktrainingen in Kaapstad
Klik op de onderstaande afbeelding voor onze PRINCE2 Instructiefilm van 5 minuten.
Klik op de onderstaande afbeelding om alle films van onze bouwreizen te bekijken.
De goede antwoorden op de drie PRINCE2 Foundation oefenexamenvragen zijn: B/C/C.
