Projectmatig werken in de zorg: praktijkgids voor zorgprofessionals

Waarom projectmatig werken in de zorg?

Definitie projectmatig werken in de zorg: Projectmatig werken is het gestructureerd uitvoeren van tijdelijke verbeter- of veranderinitiatieven met een helder doel, duidelijke rollen, een realistische planning en meetbare resultaten, zónder dat de continuïteit van patiëntenzorg in gevaar komt.

Projectmatig werken is in de zorg geen luxe, maar een manier om veranderingen überhaupt haalbaar te maken. U krijgt te maken met meerdere disciplines, patiëntveiligheid, ICT-afhankelijkheden en externe toetsing. Als u dan start zonder scherp doel, rolverdeling en besluitmomenten, ontstaat al snel het bekende patroon: iedereen doet zijn best, maar niemand stuurt echt. Het gevolg is dat deadlines schuiven, scope groeit en het draagvlak daalt terwijl de werkdruk stijgt.

Juist omdat de zorg “altijd doorgaat”, moet een projectaanpak in de zorg voorspelbaarheid geven. U heeft een ritme nodig waarin u kleine stappen plant, risico’s vooraf bespreekt en besluiten niet laat hangen. Dat is het verschil tussen “we proberen het” en “we leveren het”.

Wij hebben dit in de praktijk gezien bij zorgorganisaties waar wij training, advies en implementatieondersteuning hebben geleverd in het kader van projectmatig werken, zoals Lentis, Laurens Zorgkompas, Timon, Huisartsenpost Enschede, Parnassia Groep, Bureau Jeugdzorg Gelderland, AMC, Leger des Heils, ’s Heerenloo, Alrijne Zorggroep en Viva Zorggroep. De rode draad is steeds dezelfde: zodra rollen en besluitvorming expliciet worden, neemt de rust toe en gaat de uitvoering omhoog.

Praktijkvoorbeeld

• Organisatie/Context: Thuiszorgorganisatie, kwaliteitsverbetering medicatieveiligheid (2023)
• Situatie: Er waren incidentmeldingen en variatie in werkwijzen tussen teams.
• Probleem: Verbeteracties bleven hangen in goede intenties. Niemand bewaakte voortgang en besluiten.
• Aanpak: Het traject werd als project ingericht met één opdrachtgever, één projectleider, een korte business case (1 A4), tweewekelijkse besluitmomenten en een acceptatiecheck per team.
• Resultaat:
  • 30% snellere doorlooptijd van verbeteracties (van melding naar borging)
  • Duidelijk eigenaarschap per team, minder terugval naar oude werkwijzen
  • Hogere meldingskwaliteit door eenduidige definities en feedbacklus

Onze ervaring is dat nagenoeg alle zorgorganisaties die projectmatig werken integreren in hun bedrijfsvoering ervaren dat de rolduidelijkheid toeneemt en de communicatie, teamwerking en het draagvlak voor verandering verbeteren. Dat is precies wat u nodig heeft in een omgeving met hoge werkdruk en beperkte verandercapaciteit.

Uitdagingen (patiëntenzorg, regelgeving)

Definitie zorgcontext: De zorgcontext is het geheel van patiëntveiligheid, continuïteit van zorg, multidisciplinaire samenwerking en wettelijke/kwaliteitskaders waarbinnen projecten moeten landen.

1. De eerste uitdaging is dat patiëntenzorg altijd voorrang heeft. Dat klinkt logisch, maar het betekent dat uw projectplanning continu concurreert met roosters, acute situaties en personeelstekorten. Als u een project plant alsof het een kantooromgeving is, valt uw aanpak bij de eerste piek uit elkaar. U heeft dus een ontwerp nodig dat “tegen stootjes kan”: kort cyclisch, met kleine opleveringen en duidelijke escalatieroutes.
2. De tweede uitdaging is regelgeving en informatiebeveiliging. Bij digitale projecten of proceswijzigingen raakt u al snel aan persoonsgegevens en zorgdata. In de zorg worden normen voor informatiebeveiliging, zoals NEN 7510, vaak gebruikt als richtsnoer. Daarnaast gelden eisen uit privacywetgeving, met extra aandacht voor gezondheidsgegevens. Dit vraagt om projectstappen die compliance niet “achteraf” regelen, maar vanaf het begin inbouwen.
3. De derde uitdaging is adoptie. Een EPD, nieuw triageprotocol of aangepast zorgpad is pas succesvol als mensen het echt gebruiken. In zorgorganisaties hangen succesvolle veranderingen sterk samen met teamcultuur, communicatie en de mate waarin professionals zich gehoord en betrokken voelen. Voor u als projectleider betekent dit dat u niet alleen een planning managet, maar ook begrip, betrokkenheid en vertrouwen moet organiseren.

Tabel 1 – Zorguitdagingen en wat projectmatig werken moet oplossen

Praktijkvoorbeeld

• Organisatie/Context: Ziekenhuisafdeling, invoering nieuw protocol voor valpreventie (2022)
• Situatie: Medewerkers zagen nut, maar de uitvoering verschilde per dienst en discipline.
• Probleem: Geen eenduidige werkwijze, onvoldoende borging, wisselende kwaliteit.
• Aanpak: Het project werkte met één set acceptatiecriteria, een korte risicoanalyse en een pilot op één afdeling. Daarna pas opschalen.
• Resultaat:
  • Minder variatie in uitvoering tussen teams
  • Snellere besluitvorming doordat verantwoordelijkheden vooraf vastlagen
  • Betere borging via training en controlepunten in het werkproces

Aangepaste aanpak (minder bureaucratie)

Definitie “lichte” projectaanpak in de zorg: Een lichte aanpak is een projectstructuur met alleen de elementen die direct bijdragen aan veilige besluitvorming en voorspelbare uitvoering, zonder overbodige documenten of overleglagen.

In de zorg werkt “meer projectmanagement” niet automatisch. Als u extra formats en vergaderingen toevoegt, raakt u precies de mensen kwijt die u nodig heeft. De oplossing is niet minder sturing, maar andere sturing: kort, helder en zichtbaar nuttig. U richt zich op drie kernvragen die u steeds herhaalt: wat leveren we op, wie besluit, en hoe weten we dat het werkt in de praktijk?

Een werkbare basis is een projectstart op één pagina. Daarin zet u doel, scope, rollen, planning op hoofdlijnen, grootste risico’s en afspraken over besluitvorming. U combineert dat met een eenvoudig voortgangsritme: korte updates, duidelijke acties, en een expliciet moment voor besluiten. Daarmee voorkomt u het “we zijn bezig”-gevoel en creëert u voorspelbaarheid.

Ook helpt het om projectmatig werken te koppelen aan bestaande zorgoverleggen. U hoeft niet overal nieuwe overlegstructuren naast te zetten. Als het managementoverleg toch wekelijks draait, maak dan één vast punt: besluitvorming over projectwijzigingen en risico’s. Zo blijft het licht én krachtig.

Tabel 2 – Van zwaar naar werkbaar: minimale set projectmiddelen in de zorg

Praktijkvoorbeeld 

Organisatie: Lentis
Type project: Professionalisering projectmatig werken
Jaar: 2005
Complexiteit: Sterke business-as-usual cultuur, toenemende druk op zorgkosten, complexere wetgeving en regeldruk, groot stakeholderveld

• Situatie:
  Om haar dienstverlening te innoveren en aan veranderende omstandigheden te voldoen, voerde Lentis een omvangrijk portfolio van veranderinitiatieven door. Om de organisatie uit te rusten met de kennis en kunde die daarvoor nodig was werd een verbetertraject projectmatig werken opgezet.
• Probleem:
  Er waren projecten die volgens plan verliepen, maar er waren er te veel die dat niet deden. De oorzaken lagen in ontbrekende regie en onvoldoende competenties op het gebied van projectmatig werken.
• Aanpak:
  Binnen de organisatie werd een PMO opgezet en werd een leider benoemd om projectmatig werken te integreren in de bedrijfsvoering. Teams en management werden getraind en ondersteund bij implementatie. Om het geheel te laten werken volgde de organisatie een holistische aanpak. Naast projectmatig werken was er aandacht voor programma-, portfolio- en verandermanagement, zodat initiatieven beter prioriteerden en beter landden.
• Resultaat:
  • Het aantal projecten zonder strategische verantwoording werd teruggebracht met 90%
  • Projectmatige initiatieven startten met een duidelijke definitie en onderbouwd plan
  • Teams gaven aan dat het management 50% sneller besloot
  • In het eerste jaar verbeterde het aantal projecten dat volgens plan liep met 35%
• Leermoment:
  Investeren in zowel de organisatie als de competenties van mensen motiveert direct en leidt aantoonbaar tot betere projectprestaties.

Een lichte, uniforme werkwijze voor projecten maakt portfolio-keuzes transparanter. U ziet sneller welke initiatieven bijdragen aan kwaliteit, veiligheid en betaalbaarheid, en welke vooral capaciteit verbruiken zonder helder effect.

Praktijkvoorbeeld: EPD implementatie

Definitie EPD-implementatie: Een EPD-implementatie is een veranderingstraject waarin een elektronisch patiëntendossier wordt ingevoerd of vervangen, inclusief techniek, processen, training, gegevensmigratie, informatiebeveiliging en adoptie.

EPD-implementaties mislukken zelden door techniek alleen. De grootste risico’s zitten in scope, adoptie en werkdruk. Er is veel praktijk- en onderzoekservaring dat implementatie samenhangt met factoren zoals governance, training, workflow-integratie en verandermanagement. Dat sluit aan bij wat u in de praktijk voelt: als de werkvloer het EPD “erbij” krijgt, stijgt weerstand en daalt kwaliteit.

Een zorgproof aanpak begint met scherpe keuzes. U bepaalt welke zorgprocessen u als eerste stabiel wilt krijgen, welke afdelingen als pilot kunnen fungeren en welke risico’s u niet accepteert. U zet key users vroeg in en maakt adoptie meetbaar: niet “training gegeven”, maar “80% van de consulten wordt binnen het nieuwe proces geregistreerd zonder workarounds”. Bij zorgdata hoort bovendien een expliciete beveiligings- en privacycheck. Zo voorkomt u dat u later dure herstelacties moet uitvoeren.

Praktijkvoorbeeld

• Organisatie/Context: Middengrote zorgorganisatie, EPD-vervanging (2023–2024)
• Situatie: Het oude EPD was functioneel beperkt en ondersteuning liep af. Afdelingen hadden eigen werkafspraken.
• Probleem: Eerdere ICT-projecten liepen uit door wijzigingsverzoeken, beperkte betrokkenheid van zorgprofessionals en onduidelijke besluiten over “must haves” versus “nice to haves”.
  Aanpak: Het project werd opgeknipt in beheersbare fases met duidelijke beslismomenten. Er kwam een pilotafdeling met intensieve begeleiding, en key users kregen mandaat om workflows te standaardiseren. Privacy en informatiebeveiliging werden vanaf de start geïntegreerd met vaste acceptatiecriteria. Adoptie werd gemeten op daadwerkelijk gebruik in kritieke processen.
• Resultaat:
  • Minder scope-wijzigingen door expliciet wijzigingsbeheer en besluitmomenten
  • Snellere stabilisatie na livegang door pilot-leren en gerichte begeleiding
  • Betere acceptatie omdat workflows samen met zorgteams zijn ontworpen

“Pas toen we het EPD als verandering in werkprocessen gingen sturen, kregen we rust in de uitvoering.” – Projectleider EPD-implementatie (zorgorganisatie)

Projectmatig werken training zorg

Wilt u projectmatig werken in de zorg versterken zonder extra bureaucratie en zonder dat patiëntenzorg de prijs betaalt? Dan is een gerichte Projectmatig Werken Training Zorg bijzonder effectief, zeker als u het direct toepast op uw eigen casuïstiek.

Voor wie (zorgproof en herkenbaar):

• Zorgprofessionals die projectleider zijn “naast hun gewone werk”

• Projectmanagers in zorgorganisaties die sneller willen leveren met meer draagvlak

• Afdelingshoofden die beter willen sturen op verbeterinitiatieven en implementaties

Onze aanpak – Trainen om te Transformeren

• Incompany training Projectmatig Werken in de Zorg (praktijkgericht, weinig theorie, direct toepasbaar)

• Coaching on-the-job voor projectleiders en key users

• Implementatieondersteuning voor een lichte, uniforme werkwijze (incl. rol- en besluitstructuur)

• Optioneel: assessment van projectvolwassenheid en inrichting van een zorgproof PMO

Meetbare resultaten (wat u in de praktijk mag verwachten):

• Minder initiatieven zonder heldere opdracht en strategische onderbouwing

• Snellere besluitvorming doordat rollen en mandaten vooraf helder zijn

• Meer voorspelbaarheid in doorlooptijd en oplevering door kort cyclisch werken

Volgende stappen

Wilt u projectmatig werken succesvol toepassen binnen uw organisatie? De juiste aanpak begint met een goed gesprek. Neem contact met ons op via 030-2211987 of vul het formulier hieronder in. Wij denken graag met u mee en helpen u bij het zetten van de volgende stap.