De rol van projectmatig werken in organisaties
Projectmatig werken wordt binnen veel organisaties ingezet als aanpak om veranderingen te realiseren, bijvoorbeeld:
- Het digitaliseren van personeelsdossiers binnen een scholengemeenschap.
- Het invoeren van flexibele werkplekken.
- Het opzetten van een nieuw opleidingscurriculum.
- Het organiseren van een personeelsfeest.
- Het ontwikkelen van nieuw beleid.
In al deze initiatieven is het nodig dat betrokkenen vanuit diverse afdelingen doelgericht en planmatig samenwerken naast hun dagelijkse werk om iets te realiseren.
Wat is een risico?
Een risico is een onzekere gebeurtenis, die als die zou optreden, invloed zou hebben op één of meerdere doelstellingen die met een projectmatig initiatief moeten worden bereikt. Om deze reden is het van belang dat risico’s worden geïdentificeerd en beoordeeld voordat een project wordt uitgevoerd. Indien de risicoblootstelling hoger wordt ingeschat dan de organisatie bereid is te gaan, dan is het vaak mogelijk om risicomaatregelen in te plannen en uit te voeren.
Bedreigingen en kansen
Risico’s kunnen zowel een positieve (kans) als een negatieve (bedreiging) invloed hebben op doelstellingen. Om het niet direct ingewikkeld te maken concentreren we ons in dit artikel op bedreigingen.
Projectmatig werken in uw eigen organisatie
In veel organisaties is projectmatig werken niet of beperkt ingebed in de bedrijfsvoering. Veranderinitiatieven kunnen ad hoc en op verschillende plekken in de organisatie in gang worden gezet zodat er onafhankelijk is bevestigd dat een project zakelijk gerechtvaardigd is en naar verwachting zal leiden tot de beoogde einddoelen.
Met een projectmatige aanpak alleen al neemt de kans op het realiseren van de organisatiedoelen significant toe. Onder een projectmatige aanpak verstaan we dan onder meer dat:
- Het einddoel van de organisatie wordt gedefinieerd en afgesproken.
- De doelstelling van het project wordt bepaald.
- Af wordt gesproken wat er precies moet worden ontwikkeld en opgeleverd.
- Er een plan wordt gemaakt met mijlpalen om de voortgang te beheersen.
- Rollen en verantwoordelijkheden helder worden afgesproken.
- Er commitment en draagvlak wordt ontwikkeld voor het initiatief en einddoel.
De rol van risicobeheersing
Risicobeheersing staat niet op zichzelf. Het maakt een integraal onderdeel uit van projectmanagement en van projectmatig werken. Het proces van risicobeheersing bestaat uit de volgende stappen:
- Het identificeren van risico’s: dit gebeurt bij de voorbereiding, de planfase en tijdens de uitvoering van projectinitiatieven.
- Het schatten van de risico’s: de waarschijnlijkheid dat het risico op zal treden en de impact die het dan zou hebben op de doelstellingen van het project.
- Het evalueren van de risico’s: als we alle risico’s bij elkaar nemen, is de risicoblootstelling dan nog acceptabel voor de organisatie?
- Het plannen van maatregelen: als de risicoblootstelling hoger is dan gewenst, dan kan worden gekeken welke maatregelen kunnen worden genomen om deze in lijn te brengen met de risicobereidheid van de organisatie.
- Het implementeren van de risicomaatregelen: ieder risico moet een eigenaar hebben die verantwoordelijk is voor het managen van het risico en het implementeren van de maatregel. Deze persoon kan eventueel risico-actiehouders benoemen om bepaalde activiteiten uit te voeren.
- Het communiceren van de risico’s: zorgen dat alle belanghebbenden op de hoogte zijn en adequaat betrokken worden bij het proces van risicomanagement en het management van individuele risico’s.
Stakeholderbetrokkenheid & projectsucces
Om het risicomanagementproces goed te laten werken, is een adequaat stakeholdermanagement onmisbaar. Dat wil zeggen dat de juiste mensen op de juiste manier moeten worden betrokken bij het proces van risicomanagement.
Zonder toegang tot en betrokkenheid van de juiste mensen kan het proces van risicomanagement geen waarde toevoegen. De bedoeling is dat betrokkenen eigenaarschap ontwikkelen en nemen over de einddoelen van het project, de projectdoelstellingen, de mijlpalen en de individuele risico’s. Alleen dan zal risicobeheersing de verwachte toegevoegde waarde opleveren aan projectsucces.
Reikwijdte risicobeheersing in projectmatig werken
In het onderstaande plaatje is een project afgebeeld voor het digitaliseren van een personeelsdossier op een scholengemeenschap met 25 scholen. Risicobeheersing in projectmatig werken moet zich bij voorkeur richten op het hele proces van ontwikkelen en implementeren van de digitale personeelsdossiers. Ook moet het zich richten op het realiseren en bevestigen van de voordelen die de rechtvaardiging leverde voor de investering in het projectmatige initiatief. In de praktijk betekent dit vaak dat de risico’s met betrekking tot het realiseren van de einddoelen en de voordelen moeten worden overgedragen aan de staande organisatie.
Het project draagt als verantwoordelijkheid om te zorgen dat het project gericht wordt op het einddoel en de te realiseren voordelen. Maar een project houdt op als het projectproduct is ontwikkeld en deze is overgedragen aan en geaccepteerd is door gebruik, beheer en onderhoud. Zij moeten ervoor zorgen dat de nieuwe werkwijzen en oplossingen goed worden ingebed en geborgd in de dagelijkse bedrijfsvoering.
Er kan vaak nog veel tijd nodig zijn om dit einddoel en de voordelen te realiseren. Risico's moeten in dat geval door de staande organisatie worden beheerst. Als dit niet goed gebeurt dan loopt de school het risico dat het opgeleverde systeem en werkwijze niet goed worden gebruikt en vervolgens ook niet de gewenste voordelen (volledig) opleveren. De betrokkenheid van het lijnmanagement en de teams uit de organisatie vanaf het begin van het project tot en met het realiseren van de einddoelen en voordelen na afloop van het project is daarom onmisbaar.
Incompany oplossingen
Trainingen m.b.t. risicobeheersing in projectmatig werken voegen met name waarde toe wanneer deze worden toegesneden op de specifieke context van uw organisatie. Op deze manier komt de materie tot leven en blijft deze niet hangen in abstracties.
Wilt u meer weten over ons incompany maatwerk? Vul onderstaand contactformulier in of bel naar 030-2211987. U kunt dan direct spreken met een van onze specialisten op het gebied van projectmatig werken en risicobeheersing.
