De PRINCE2-techniek voor productgericht plannen is in Nederland één van de populairste plantechnieken. In deze gratis minicursus leggen we u uit hoe deze eenvoudige techniek direct toe kunt passen in uw eigen werk en welke voordelen dit op kan leveren.
Wat zijn tegenvallende projectprestaties?
Projectprestaties vallen tegen als een project niet op tijd en binnen budget de juiste producten oplevert die de organisatie nodig heeft om de door haar beoogde veranderingen en verwachte benefits te realiseren. Het project als investering is pas succesvol als de beoogde veranderingen en verwachte voordelen op tijd en binnen budget worden gerealiseerd.
Bijvoorbeeld: de bouw van een nieuwe school als investering is pas succesvol als er gedurende 10 jaar 60 extra peuters en kleuters onderwijs en zorg krijgen en ze aantoonbaar hebben geleerd wat nodig is om succesvol te kunnen zijn op de lagere school.
Er is dus ook een relatie tussen het succes van het project en het succes van de investering. Als het project bijvoorbeeld uitloopt dan kan pas later worden begonnen met het realiseren van de baten. En als het project duurder uit valt dan gepland dan duurt het langer om de investering terug te verdienen, al dan niet in financiële of sociale termen.
Waarom mislukken projecten?
Er zijn uiteenlopende redenen waarom projecten kunnen mislukken. De kwaliteit van de plannen kan een van de redenen zijn. Bijvoorbeeld:
- Er is niet goed in kaart gebracht wat de klant van het project na afloop van het project wil bereiken (de post-project-doelstellingen).
- Er is niet goed in kaart gebracht welk projectproduct de klant nodig heeft om haar post-project-doelstellingen te realiseren.
- De kwaliteitsverwachtingen en acceptatiecriteria zijn niet ondubbelzinnig gedefinieerd en afgesproken waardoor de kans bestaat dat de klant het projectproduct niet wil accepteren bij de overdracht.
- De opbouw van het product is incompleet waardoor niet alle uit te voeren werkzaamheden in het plan zijn opgenomen.
- Er is niet goed in kaart gebracht welke producten het project nodig heeft van andere projecten of stakeholders buiten het project zelf. Hierdoor ontstaat een risico dat het project niet op tijd beschikt over de (juiste) producten die ze nodig heeft als input voor het ontwikkelen van het projectproduct.
- Er is niet duidelijk gedefinieerd aan welke kwaliteitseisen de deelproducten van het projectproduct moeten voldoen.
- De volgorde waarin de producten moeten worden opgeleverd is niet in kaart gebracht waardoor er verstoringen in de ontwikkeling van de projectproducten kan ontstaan.
- De activiteitenplanning voor het ontwikkelen, beoordelen en goedkeuren van de specialistische producten is incompleet.
- De schattingen - inspanning, resources, grondstoffen, geld - voor het uitvoeren van de activiteiten zijn onjuist en er wordt onvoldoende rekening gehouden met variaties ten opzichte van plan.
- Leerpunten uit vorige projecten zijn niet verwerkt in de ontwikkeling van het plan waardoor dezelfde fouten zich kunnen herhalen.
- Er is geen voorziening getroffen voor het management van het plan zelf: het actualiseren, beoordelen, beheersen, bijsturen, rapporteren en communiceren van de voortgang.
De aanbevolen PRINCE2-aanpak voor productgerichte planning
Als onderdeel van de PRINCE2-methodiek is de aanbevolen aanpak voor productgerichte planning opgenomen. Aanbevolen omdat elke alternatieve gelijkwaardige techniek ook gebruikt mag worden. Bijvoorbeeld het werken met een Works Breakdowns Structure zoals dat wordt toegepast in Projectmatig Creëren of PMI's Project Management Body of Knowledge. In dit artikel zetten we de PRINCE2-aanpak voor productgerichte planning verder uiteen:
Productgerichte aanpak: wat we gaan opleveren?
Eén van de 7 PRINCE2-principes is de productgerichte aanpak. Dat wil onder andere zeggen dat we eerst in kaart brengen wát we precies willen gaan opleveren en dan hóe we dat willen gaan doen. Tezamen wordt deze informatie opgenomen in een plan. In PRINCE2-projecten wordt elk plan op een productgerichte aanpak gebaseerd. Dat is het geval voor zowel:
- Het projectplan.
- Het faseplan.
- Als het teamplan.
Het product dat een project moet gaan ontwikkelen en opleveren kan bijvoorbeeld een schoolgebouw, een nieuwe onderwijsmethode, een administratiesysteem of duurzame energievoorziening zijn. In de onderstaande afbeelding wordt een septic tank geplaatst als onderdeel van aanvullende sanitaire voorzieningen voor de school.
Stap 1: Plan ontwerpen
Het doel van "plan ontwerpen" is om te zorgen dat duidelijk is op welke manier het plan gepresenteerd moet gaan worden als het klaar is. Ook moet worden vastgesteld op basis van welke uitgangspunten het plan ontwikkeld gaat worden. Denk bijvoorbeeld aan:
- Te gebruiken planningstools.
- Standaards voor productontwikkeling, schattingen en bijvoorbeeld rapportagevereisten.
Als het om een projectplan gaat (en dus niet een faseplan of teamplan) dan moet bovendien worden bepaald:
- Uit hoeveel managementfasen het project zal bestaan.
- Hoe de technische fasen voor productontwikkeling hier op worden afgestemd.
Stap 2: producten definiëren en analyseren
In deze stap worden vier activiteiten ondernomen:
- Het ontwikkelen van een projectproductbeschrijving.
- Het maken van een productdecompositiestructuur.
- Het maken van productbeschrijvingen.
- Het maken van een productstroomschema.
Stap 2.1 Een projectproductbeschrijving schrijven
De projectproductbeschrijving definieert:
- Wat het eindproduct is dat het project moet ontwikkelen en opleveren. Bijvoorbeeld een schoolgebouw.
- Waar het projectproduct uit bestaat. Bijvoorbeeld:
- 2 klaslokalen.
- Een huis voor het schoolhoofd.
- Een toiletruimte.
- Twee geplaatste septic tanks.
- Twee aangenomen leraren.
- Een lijst met 60 nieuwe leerlingen voor het volgende schooljaar.
- Budget om de operationele kosten van het nieuwe schooljaar te dekken.
- Herkomst c.q. bronproducten. Bijvoorbeeld een bestaande blauwdruk van de nieuwe school.
- Kwaliteitsverwachtingen van de klant. Bijvoorbeeld eisen vanuit het ministerie van onderwijs ten aanzien van voorzieningen om in aanmerking te komen voor subsidie.
- Eventuele kwaliteitstoleranties op projectniveau. Bijvoorbeeld tussen de 1,9 M2 en 2,1 M2 per leerling.
- Acceptatiecriteria (moeten meetbaar zijn). Bijvoorbeeld M2 per klaslokaal.
- Acceptatieverantwoordelijkheden: wie mogen namens de klantorganisatie het projectproduct formeel accepteren? Wie is vanuit de leverancier verantwoordelijk tijdens deze procedure?
- Acceptatieprocedure: heeft betrekking op de overdracht aan gebruik, beheer en onderhoud en de formele acceptatie van de projectproducten door de klant c.q. gebruikersorganisatie.
Stap 2.2 Een productdecompositiestructuur maken
De productdecompositiestructuur (product breakdown structure) beschrijft uit welke deelproducten het projectproduct bestaat. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen:
- Externe producten die het project van buiten het project nodig heeft.
- Interne producten die het door het project zelf worden ontwikkeld.
De productdecompositiestructuur definieert dus mede het bereik van het project (de scope) door te identificeren welke producten wel en niet door het project moeten worden ontwikkeld. Het project moet wel maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat ze de externe producten op tijd verkrijgt. Indien nodig moeten daar risicomaatregelen voor worden gepland.
De productdecompositiestructuur kent geen volgorde en geen pijlen. Het geeft enkel aan waar het projectproduct uit bestaat. Er kan ook gebruik worden gemaakt van zogenaamde groepsproducten om overzicht in de structuur aan te brengen. Dit zijn fictieve producten.
Stap 2.3 Productbeschrijvingen schrijven
Voor elk deelproduct is een productbeschrijving nodig die als basis zal dienen voor het ontwikkelen, beoordelen en goedkeuren van het betreffende product. Een productbeschrijving als voorbeeld:
- Naam product: klaslokaal 30 peuters.
- Doel: dagelijkse onderwijs voor 30 peuters voor een periode van minimaal 25 jaar.
- Samenstelling:
- Vloer.
- Vier muren.
- Dak.
- Deur.
- Ramen.
- Bornproducten: ontwerptekeningen.
- Format en presentatie: fysiek product.
- Kwaliteitscriteria: conform ontwerptekening en lijst met specificaties.
- Kwaliteitstoleranties: raam mag variëren in afmeting van ... tot ....
- Vereiste ontwikkelvaardigheden: aannemer.
- Kwaliteitsmethode: Meten en inspectie.
- Kwaliteitsvaardigheden: kennis van de bouw.
- Kwaliteitsverantwoordelijkheden (met naam te noemen):
- Producent: Granbuild.
- Beoordelaars: schoolhoofd en voorman Granbuild.
- Goedkeurders: voorman Granbuild.
Stap 2.4 Productstroomschema maken
Er is ook een volgorde waarin de producten moeten worden ontwikkeld. Bijvoorbeeld:
- Eerst moeten een ontwerptekeningen worden gemaakt, beoordeeld en goedgekeurd.
- Daarna moet er een vergunningsaanvraag worden gemaakt, beoordeeld en goedgekeurd.
- Pas dan kan de gemeente een bouwvergunning verstrekken (extern product).
- Daarna kunnen de gebouwen pas worden gemaakt, beoordeeld en goedgekeurd.
En zo worden alle deelproducten ontwikkeld, beoordeeld en goedgekeurd tot dat alle deelproducten zijn goedgekeurd en samen het projectproduct vormen. Dat is dan het product dat kan worden overgedragen aan de gebruikers en beheer en onderhoud van de klantorganisatie. Na overdracht en formele acceptatie van de projectproducten kan de projectevaluatie en -afsluiting in gang worden gezet.
Stap 3: activiteiten en afhankelijkheden identificeren
In deze stap brengen we in kaart welke activiteiten er moeten worden ondernomen om de producten:
- Te ontwikkelen.
- Te beoordelen.
- En vervolgens goed te keuren.
Naast deze specialistische activiteiten moeten ook de zogenaamde projectmanagementactiviteiten worden ingepland zoals:
- Het maken van een wekelijkse voortgangsrapportage.
- Het actualiseren van het risicoregister.
- Het beoordelen van problemen, wijzigingsverzoeken en afwijkingen van de specificatie.
- Het uitvoeren van communicatieactiviteiten (bijvoorbeeld informatiesessies).
Al deze activiteiten moeten worden geïdentificeerd en de volgorde in kaart gebracht. Dit kan in EXCEL of in een projectmanagementtool. Dit hangt af van de projectomgeving waarin je werkzaam bent.
Stap 4: schatten
Vervolgens moet in worden geschat welke inspanning elke activiteit vereist zodat we een goed inzicht krijgen in de resources die we nodig hebben voor het ontwikkelen, beoordelen en goedkeuren van alle producten. Bijvoorbeeld:
- Hoe lang doen vrijwilligers er over een muur te metselen van 24 M2?
- En hoe lang doen de geoefende metselaars van GRANBUILD erover?
Naast de specialistische activiteiten moeten ook de managementactiviteiten worden geschat. Bijvoorbeeld:
- Hoeveel tijd is projectsupport bezig met het wekelijks of dagelijkse actualiseren van de planning?
- Hoeveel tijd is de projectmanager bezig met het maken van hoofdpuntenrapporten?
- Hoeveel tijd is er nodig van de stuurgroep om besluiten te kunnen nemen bij een faseovergang?
Stap 5: tijdschema maken
Nu is het moment aangebroken om een tijdschema te maken, een planning. Hiervoor is nodig:
- De uit te voeren activiteiten en hun volgorde:
- Welke activiteiten moeten volgtijdelijk worden uitgevoerd?
- Welke activiteiten kunnen parallel worden uitgevoerd?
- Resources (geld, mensen, middelen):
- De vereiste hoeveelheid van elke resourcecategorie.
- Beschikbaarheid van elke resource.
- Toezegging van de resource-eigenaar dat de resource beschikbaar kan en zal worden gemaakt.
Stap 6: risico's voor een plan analyseren
Voordat een plan wordt goed gekeurd, moet altijd eerst in kaart worden gebracht welke risico's realisatie van het plan zouden kunnen verstoren. Bijvoorbeeld:
- Stel dat de aannames over het aantal M2 dat een vrijwilliger kan metselen iets te optimistisch blijken.
- Dan zal er achterstand worden opgelopen in de planning.
- En dan staat het gebouw misschien niet aan het eind van de week.
- Als maatregelen zouden we met GRANBUILD kunnen afspreken dat zij extra mensen inzetten als blijkt dat de schattingen inderdaad te optimistisch waren. Plan B (Fallback).
- Deze beheersmaatregel wordt wel gepland maar alleen uitgevoerd als het risico zich echt voor doet.
Stap 7: plan documenteren
De laatste stap van de PRINCE2-aanpak voor het ontwikkelen van plannen is het documenteren van het plan. Dit moet gebeuren in lijn met het planontwerp uit stap 1. Het plan moet worden beoordeeld en goed gekeurd door de juiste mensen voordat het wordt uitgevoerd:
- Projectplan en Faseplannen door de Stuurgroep.
- Teamplan door de Projectmanager.
Mooie plannen op papier & In de praktijk!
Een plan kan er mooi uitzien op papier. Maar zeker zo belangrijk is de manier waarop het plan tot stand is gekomen:
- Waren de juiste mensen betrokken die met kennis van zaken input konden geven?
- Zijn de schattingen getoetst aan ervaringen uit het verleden?
- Zijn er passende toleranties ingebouwd voor een realistisch beeld?
- Zijn de resource-eigenaren gecommitteerd?
- Zijn de mensen en partijen die in het plan zijn opgenomen, gecommitteerd?
Als het een goed en betrokken planningsproces is geweest dan is de kans groter dat iedereen goed is voorbereid en een gelijk gestemd beeld heeft van wat er moet worden bereikt, wanneer en wie daarbij verantwoordelijk is voor wat. Dat vergroot de kans op succes.
PRINCE2 Foundation examenvragen
De antwoorden op deze drie vragen treft u onder aan deze pagina.
Wat is een stap in de aanbevolen PRINCE2-aanpak voor plannen?
A. Activiteiten en afhankelijkheden identificeren
B. De communicatiemiddelen voor het project beschrijven
C. Reacties op kansen implementeren
D. Een baseline vastleggen voor de op te leveren projectproducten
Welke bewering is waar?
A. De product breakdown structure beschrijft de volgorde van het opleveren van producten.
B. Het doel van een productbeschrijving is om de acceptatiecriteria vast te leggen.
C. Het productstroomschema bevat geen externe producten.
D. Het productstroomschema bevat geen groepsproducten.
Welke bewering is waar?
A. Een PRINCE2-plan hoeft alleen specialistische activiteiten te bevatten.
B. De techniek voor producten definiëren en analyseren is verplicht.
C. De acceptatiecriteria van het projectproduct moeten meetbaar zijn.
D. De productdecompositiestructuur bevat geen groepsproducten.
Wilt u ook een inspirerende PRINCE2-training?
Wij bieden zowel maandelijkse PRINCE2 trainingen op ons open rooster als incompany maatwerk trainingen. De incompany trainingen kunnen we helemaal op maat maken voor uw specifieke doelen en soorten projecten. Het is ook mogelijk om deze te combineren met certificering of bijvoorbeeld IPMA-competentieontwikkeling. Wij denken met u mee!
Onze PRINCE2 trainingen en workshops:
- PRINCE2 Foundation training.
- PRINCE2 Practitioner training.
- PRINCE2 Fast Track training.
- PRINCE2 introductie workshop.
- PRINCE2 implementatie workshop.
- PRINCE2 mentoring en coaching.
- PRINCE2 competentie assessment.
- Alle 100 trainingen.
De antwoorden op de 3 oefenexamenvragen zijn: A/C/C.
